Periodikus leltár vagy perpetual leltár: áttekintés
Az időszakos és az állandó készletezési rendszerek két ellentmondásos számviteli módszer, amelyeket a vállalkozások a rendelkezésre álló termékek mennyiségének nyomon követésére használnak. Összességében az állandó leltárrendszer számos előnnyel jár az időszakos rendszerhez képest, és ma már minden nagyobb kiskereskedő használ. A kisvállalkozás tulajdonosának azonban figyelembe kell vennie, hogy az állandó leltár-rendszer telepítésének előnyei meghaladják-e a további költségeket.
Időszakos leltár
Az időszakos rendszer alkalmi fizikai számlálást alkalmaz a készletkészlet és az eladott áruk (COGS) szintjének mérésére. Az áruk vásárlásait a beszerzési számlán kell elszámolni. A készletlevelet és az eladott áruk költségszámláját egy meghatározott időszak végén frissítik - ez lehet havonta egyszer, negyedévente egyszer vagy évente egyszer. Az eladott áruk költsége fontos számviteli mutató, amely a bevételből kivonva a társaság bruttó fedezetét mutatja.
Az időszakos leltárrendszer keretében értékesített áruk költségét a következőképpen kell kiszámítani:
A készletkészlet kezdő mérlege + a készletkészlet-beszerzések költsége - a készletkészlet befejezésének költsége = az eladott áruk költsége
Mivel a vállalkozások gyakran ezreket szállítanak, a fizikai számlálás elvégzése nehéz és időigényes lehet. Képzelje el, hogy rendelkezik egy irodaszerek áruházával, és megpróbálja megszámolni és rögzíteni az összes készletben lévő golyóstollot. Most szorozzuk meg ezt az irodai ellátási lánc számára. Ezen okok miatt sok vállalat csak negyedévente, vagy akár évente egyszer végez fizikai számítást. Az időszakos rendszerben működő vállalatok esetében ez azt jelenti, hogy a készlet-számla és az eladott áruk költségei nem feltétlenül nagyon frissek vagy pontosak.
Állandó leltár
Ezzel szemben az állandó rendszer rendszeresen nyomon követi a készlet-egyenleget, a frissítések automatikusan történnek, amikor egy terméket megkapnak vagy eladnak. A beszerzéseket és a visszatérítéseket azonnal nyilvántartásba veszik a készletlevelen. Mindaddig, amíg nincs lopás vagy sérülés, a készlet-számla egyenlegének pontosnak kell lennie. Az eladott áruk költségeinek számláját szintén folyamatosan frissítik, az egyes eladások során. Az állandó leltárrendszerek a digitális technológiát használják a leltár valós időben történő nyomon követésére, a központi adatbázisokba elektronikus úton elküldött frissítések felhasználásával.
A folyamatos leltárrendszert használó élelmiszerboltban, amikor vonalkóddal ellátott termékeket elcsúsztatnak és fizetnek, a rendszer automatikusan frissíti a készletkészleteket egy adatbázisban.
Főbb különbségek
Az időszakos készletnyilvántartási rendszerek általában jobban megfelelnek a kisvállalkozások számára, mivel a technológia és az alkalmazottak megvásárlásának költségei miatt állandó jelleggel támogatják a rendszert. Egy üzlet, például autókereskedés vagy művészeti galéria jobban megfelelhet az időszakos rendszernek, az alacsony értékesítési volumen és a készlet kézi követésének viszonylagos könnyűsége miatt. Ugyanakkor az eladott áruk költségére vagy a készlet-egyenlegekre vonatkozó pontos információk hiánya azokban az időszakokban, amikor nem volt aktuális tényleges készletszám, akadályozhatja az üzleti döntéseket.
A nagy értékesítési volumenű és több kiskereskedelmi üzlettel rendelkező vállalkozásoknak (például az élelmiszerboltoknak vagy gyógyszertáraknak) állandó tartósítási rendszerekre van szükségük. Az állandó leltárrendszer technológiai szempontjainak számos előnye van, például a készletekkel kapcsolatos hibák könnyebb azonosításának képessége. Az állandó rendszer képes az összes tranzakciót átfogóan megjeleníteni az egyes egységek szintjén. Az állandó rendszerben a vezetők képesek a vásárlások megfelelő ütemezésére, egyértelmű ismeretekkel a különböző helyszíneken lévő kéznél lévő áruk mennyiségéről. A készlet szintjének pontosabb nyomon követése jobb módszert kínál a problémák, például a lopások figyelésére.
- Az időszakos készletrendszer alkalmi fizikai számlálást alkalmaz a készletkészlet szintjének és az eladott áruk költségének (COGS) mérésére. Az állandó rendszer folyamatosan nyomon követi a készlet-egyenlegeket, a termék kézhezvételekor vagy eladásakor automatikusan frissítést készít.Periodikus készletnyilvántartás A rendszerek általában jobban megfelelnek a kisvállalkozások számára, míg a nagy értékesítési volumenű és több kiskereskedelmi üzletekkel (például élelmiszerboltok vagy gyógyszertárak) működő vállalkozásoknak folyamatos készletrendszerekre van szükségük.
