A kettős könyvelés az a koncepció, amely szerint minden számviteli tranzakciónak kétféle hatása van a társaság pénzügyeire. A főkönyv az egyes ügyletek két oldalának nyilvántartása. Ha egy vállalat elad egy terméket, akkor növekszik a bevétele és a készpénz azonos összeggel. Amikor egy társaság kölcsönt kölcsönöz egy hitelezőtől, a készpénz egyenlege nő, de a társaság adósságának egyenlege ugyanolyan összeggel növekszik.
A kettős nyilvántartási rendszer eszközöket, forrásokat és saját tőkét alkotó mérleget hoz létre. A lap kiegyensúlyozott, mivel a társaság eszközei mindig megegyeznek a kötelezettségeivel és a saját tőkével. Az eszközök magukban foglalják az összes olyan tárgyat, amely a társaság tulajdonában van, mint például készlet, készpénz, gépek, épületek és még immateriális javak, például szabadalmak. A kötelezettségek mindazt jelentik, amelyet a társaság valakinek tartozik, mint például a beszállítók tulajdonában lévő rövid lejáratú számlák vagy a bankoknak fizetendő hosszú lejáratú bankjegyek. A saját tőke képviseli a tulajdonosok részesedését a társaságban. A saját tőke tartalmazhatja a tulajdonosok által a társasághoz fizetett hozzájárulásokat, plusz a társaság nyereségét vagy mínusz a társaság veszteségeit.
Mindegyik bejegyzésnek van egy „terhelési” és „hitel” oldala, amelyet a főkönyvben rögzítenek. Az eszközszámlák terheléskor növekednek, és jóváírásukkor csökkennek. Ezzel szemben a kötelezettségek és a saját tőke növekszik jóváíráskor, és csökkennek, amikor terhelés történik. Ha egy eszköz megterheléssel növekszik, akkor a bejegyzés hiteloldala egy másik eszközt is érinti azzal, hogy csökkenti, vagy befolyásolja egy kötelezettségvállalási vagy tőkeszámlát, növelve azt az eszközök = kötelezettségek + saját tőke egyenletének egyensúlyban tartása érdekében.
Például, ha Lucie új élelmiszerboltot nyit, akkor elindíthatja az üzletet, ha saját hozzájárulásainak 100 000 dollárjával hozzájárul a társasághoz. A főkönyvbe történő első befizetés a Cash terhére, a társaság eszközeinek növelésére, valamint a saját tőkére történő jóváírásra irányul, növelve Lucie tulajdonosi részesedését a társaságban. Ha Lucie vásárol néhány polc egységet 5000 dollárért a vállalati hitelkártyán, akkor a főkönyv következő bejegyzése a Equipment tartozásainak 5000 dollárral szembeni megterhelése, a társaság vagyonának növelése, és a hitelkártya jóváírása 5000 dollárra, a kötelezettségek növekedésével a társaság.
Minden egyes számlához egy alkönyv vezethető, amely a bejegyzésnek csak a felét képviseli. A főkönyvnek azonban rekordja van a bejegyzés mindkét felében. Amikor Lucie megvásárolja a polcot, a Equipment alkönyv csak a bejegyzés felét jeleníti meg, amely 5000 dollárral terheli a felszerelést. A Hitelkártya esedékes főkönyv tartalmazná a bejegyzés másik felének rekordját, 5000 dolláros jóváírást. A főkönyv két sorral egészülne ki, amelyek mind a 5000 dollár terhelést, mind jóváírást mutatják.
A Wall Street Journal szerint a kettős belépési rendszer korai használatát Luca Pacioli dokumentálta a 15. században. Az 1400-as évek könyvelői tollat és papírt használtak nyilvántartásukhoz, ügyesen nyomon követve az egyes kettős bejegyzéseket. A könyvelők manapság általában nem használnak fizikai főkönyvet; a modern számviteli szoftver ugyanakkor ugyanazt az alapfogalmat használja, amikor minden tranzakcióhoz két tétel bekerül a főkönyvbe.
