Mi a negatív megerősítés?
A negatív visszaigazolás olyan levél vagy dokumentum, amelyben azt kérik, hogy a címzett csak akkor válaszoljon a feladóra, ha probléma merült fel az üzenet tartalmával kapcsolatban, vagy ha a címzett ki akarta zárni az eseményt, amelyre a levél szól.
A negatív visszaigazoló levelek felhasználhatók sokféle üzleti helyzetben és gyakran a pénzügyi szolgáltatási ágazatban. A kommunikáció célja, hogy csökkentse a beérkező válaszok számát, amelyet egy szervezet kap, válaszul az ügyfélkörének küldött levélre. Negatív visszaigazolással vagy negatív hozzájárulási kommunikációs helyzetben az üzenetet küldő vállalat vagy szervezet csak „nem” szavazattal kap válaszokat, szemben mindenki válaszával, véleményétől függetlenül.
A negatív megerősítés megértése
A negatív visszaigazolásokat gyakran használják az auditorok, és egy társaság ügyfeleinek mintájához küldött dokumentumot tartalmaznak, amelyben csak arra kérik őket, hogy válaszoljon, ha eltérést találnak könyvük és az ellenőrzött társaság pénzügyi kimutatásaiban nyilvántartott számla között. A negatív visszaigazolást általában akkor alkalmazzák, amikor egy társaság számviteli ellenőrzésében történelmileg nagyon kevés hiba volt, és ezért erőteljesnek tekintik. Felkérjük a társaságot, hogy ellenőrizze újra a számokat, és csak akkor hagyja jóvá, ha eltérés van.
A negatív visszaigazolás elküldése a pozitív visszaigazolással szemben, amelyre válasz szükséges, időt spórolhat meg, amelyet a válaszok nyomon követésére és a nem válaszoló címzettekkel való nyomon követésre fordítanak. A negatív visszaigazolás csupán egy módja annak, hogy a könyvelő megbizonyosodjon arról, hogy mindkét társaság ugyanazt a számot jelenti.
Kulcs elvihető
- A negatív visszaigazolás olyan levél vagy dokumentum, amelyben azt kérik, hogy a címzett csak akkor válaszoljon a feladóra, ha probléma merült fel az üzenet tartalmával kapcsolatban, vagy ha a címzett akart mondani az eseménytól, amelyre a levelet megcélozták.A negatív megerősítő leveleket gyakran használják a a pénzügyi szolgáltatási ágazat, ideértve az ügyfelek pénzügyi adatait ellenőrizni kívánó könyvelőket is.A negatív megerősítések segítenek csökkenteni a beérkező válaszok számát, amelyet egy szervezet kap az ügyfélkörének küldött levél válaszában.
Példák negatív megerősítésekre
A negatív visszaigazolásoknak számos olyan alkalmazása van, amely könyvelőket és pénzügyi szolgáltatókat is magában foglal.
Munkavállalói nyugdíjazási tervek
A negatív visszaigazoló leveleket gyakran 401 (k) tervvel küldik el, amelyek automatikus eszkalációs funkcióval rendelkeznek. Az automatikus eskalációval minden egyes fizetési periódusban a munkavállaló fizetési csekk százaléka automatikusan növekszik minden évben.
Az automatikusan növekvő megtakarítási ráta célja az, hogy segítsen az embereknek több pénzt megtakarítani a nyugdíjba vonuláshoz. Körülbelül egy hónappal az eszkaláció bekövetkezése előtt a nyilvántartó negatív visszaigazolást vagy negatív hozzájárulási levelet küld. A levél arról tájékoztatja a résztvevőt, hogy a hozzájárulás eszkalációja akkor következik be, ha a résztvevő kapcsolatba lép a 401 (k) számú nyilvántartóval, és kilép a növekedésből, hogy fenntartsák jelenlegi hozzájárulási rátájukat.
A bevétel elszámolása
A negatív kérelem felhasználható az autógyártón belüli értékesítés elszámolására is. A könyvek szerint a gyártó 200 autót adott el a márkakereskedésnek, összesen 6 millió dollár bevétel mellett. A negatív megerősítő levél azt állítja, hogy ha a 6 millió dolláros összeg pontos, akkor nem kell válaszolni. Ha azonban a bevétel összege mindössze 5 millió dollár lenne, a gyártónak értesítenie kellene a könyvelőt a márkakereskedés könyveiben szereplő eltérésről.
A negatív visszaigazolások professzionális módon mondják, hogy "ne válaszolj, ha nincs probléma".
