Az átutalási levél egy olyan dokumentum, amelyet egy ügyfél, amely gyakran pénzügyi intézmény vagy más típusú cég, küld a hitelezőnek vagy a szállítónak a fizetéssel együtt, hogy röviden megmagyarázza, miért fizeti a fizetést, hogy az ügyfél számlája megfelelő módon jóváírásra kerüljön. Az átutalási leveleket gyakran használják, amikor az ügyfélnek nincs teljesen létrehozott számlája az ügyféllel.
Az átutalási levelek lebontása
Számos számla, amelyet postai úton küldnek csekkként történő kifizetéshez, átutalási bizonylatokat tartalmaz, a számla egy része perforált, így azt a fizetés azonosításának módjaként el lehet szakítani és az ügyfél fizetésével együtt elküldeni. Az átutalási bizonylat tartalmazza az ügyfél nevét, címét, számlaszámát, esedékes egyenlegét, esedékességét és számlaszámát. Az átutalási bizonylat, akárcsak az átutalási levél, biztosítja az ügyfél számlájának megfelelő hitelképességét, és a beszállító vagy a hitelező könyveinek pontosságát tartja fenn.
Átutalási levél küldése
Az ügyfelek átutalási levelet használhatnak olyan esetekben, amikor nincs számlát vagy számlát kísérő átutalási bizonylat. Az ügyfélnek manuálisan fel kell vennie az átutalási levélbe azokat az információkat, amelyek egyébként szerepelnének az átutalási bizonylaton, hogy a szállító vagy az eladó megfelelő módon jóváírja a fizetést az ügyfél számláján. Az átutalási bizonylathoz hasonlóan ez az információ tartalmazza az ügyfél nevét, címét, számlaszámát, esedékes egyenlegét, esedékesség napját és számla számát. Az ügyfélnek tartalmaznia kell minden egyéb olyan konkrét információt is, amelyről úgy gondolja, hogy hasznos lenne a szállító vagy az eladó számára a fizetés megfelelő jóváírásában.
