Mi az utalvány?
Az utalvány egy olyan dokumentum, amelyet a társaság fizetési osztálya használ fel a kötelezettség megfizetésének jóváhagyásához szükséges összes igazoló dokumentum összegyűjtésére és benyújtására. Az utalvány alapvetően a fizetendő számlák biztonsági másolata. A tartozások a rövid lejáratú számlák, amelyeket a vállalatok tartoznak a szállítók és beszállítók felé.
Az utalvány azért fontos, mert egy belső számviteli ellenőrzési mechanizmus, amely biztosítja, hogy minden fizetés megfelelő módon jóváhagyásra kerüljön, és hogy a vásárolt áruk vagy szolgáltatások ténylegesen megérkezzenek.
Kulcs elvihető
- Az utalvány egy olyan társaság által fizetendő fizetési osztály által használt dokumentum, amely tartalmazza a számla alátámasztó okmányait. Az utalvány alapvetően a tartozások tartozásainak biztonsági másolatai, amelyek a vállalkozások tartozásai a szállítóknak és beszállítóknak.A utalványban szereplő dokumentumok tartalmazhatják a szállító számla, tartozás, esedékesség napja, főkönyvi számlák és szállítási bizonylatok.A fennálló tartozási utalványok összes összege összesen megtörténik, és az egyösszegű összeget a mérlegben fizetendő tartozásokként kell elszámolni.
Hogyan működnek az utalványok?
A társaságok különféle rövid távú pénzügyi kötelezettségeket vállalnak beszállítókkal és szállítókkal szemben egy elszámolási időszak alatt. Lehetséges, hogy egy társaságnak leltárt vagy nyersanyagot kell vásárolnia a szállítóktól, amelyeket a vállalat áruk előállításához használnak. A beszállítók alapvetõen meghosszabbítják a hitelképességet a társaság számára, amely lehetõvé teszi a fizetést a közeljövõben, például 30, 60 vagy 90 napon belül.
Az utalvány olyan űrlap, amely tartalmazza az összes alátámasztó dokumentumot, amely feltünteti a tartozást és a szállítónak vagy eladónak fizetett összeget. Az utalványt és a szükséges dokumentumokat rögzítik az utalvány-nyilvántartásba. Az utalványban szereplő néhány igazoló dokumentum tartalmazhatja:
- Fizetendő számla a szállítótól vagy a szállító nevétől: Fizetendő fizetési feltételek, például az esedékes összeg, az esedékesség napja, valamint a szállító által a számla korai kifizetése céljából biztosított engedményekA társaság beszerzési rendeléseAjánlat, amely azt mutatja, hogy a társaság az árut a szállítótól kapta számviteli célokra használt számlákA társaság meghatalmazott képviselőinek aláírásai a vásárláshoz és a kifizetéshezA fizetés igazolása és dátum, miután a szállítónak kiszámláztak
Az összes utalvány teljes összegét, amelynek fennálló tartozása van, a mérlegben fizetendő tartozásokként kell elszámolni. Miután az utalványt megfizették, a fizetési igazolást belefoglalják az utalványba, és befizetett utalványként rögzítik.
Mennyire hasznos az utalványok?
A társaság utalványai kulcsfontosságú bizonyítékokat szolgálnak könyvvizsgálat elvégzésekor. A könyvvizsgáló egy sor eljárást hajt végre annak meghatározására, hogy a pénzügyi kimutatások tartalmaznak-e lényeges hibás állításokat. Az utalványok azt bizonyítják, hogy a megvásárolt árukat ténylegesen megkapták, ami alátámasztja a könyvvizsgáló állítását, miszerint a pénzügyi kimutatásokba bejelentett áruk és szolgáltatások valóban léteznek. Az utalványok igazolják a cégnek az eladóknak történő készpénzfizetését és dokumentálják a főkönyvi számlákat az ügylet feladásához.
Az utalványrendszer használata csökkenti annak kockázatát is, hogy a munkavállalók összejátszanak a társaság vagyona ellopása érdekében. A vállalkozások a munkavállalók ellopásának megakadályozása érdekében szétválasztják a feladatokat, ami azt jelenti, hogy a kritikus feladatokat a szervezet különböző tagjai kapják meg. Az utalvány dokumentálja, hogy a feladatokat több ember hajtja végre, és papír nyomkövetést hoz létre annak érdekében, hogy az auditor ellenőrizhesse, hogy a feladatokat megfelelően elkülönítették-e.
Példa egy utalványra
A helyi étterem néhány naponta húsot és halat rendel meg szállítóitól. Az étteremvezető kitölti a 30 font húsra vonatkozó megrendelést, és a tulajdonos kezdeményezi a megrendelést a szállítás jóváhagyására. A küldemény kézhezvételekor a küldemény tartalmát összehasonlítják a megrendeléssel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szállítmány megegyezik-e a megrendeléssel. Az étterem kitölti a szállítási bizonylatot a folyamat dokumentálására, és a szállítási igazolást összehasonlítja az eladó számlájával.
Az utalvány, amely egy fedőlap, amely elmagyarázza a csatolt dokumentumokat, tartalmazza a megrendelést, a szállítási nyugtát és a számlát. A beszerzési összeget hozzáadják és nyilvántartják a mérlegben fizetendő számlákig, amíg be nem fizetik. A tulajdonos a csekk aláírása előtt áttekinti az összes utalványinformációt.
Az utalvány tartalmazza a tranzakció rögzítéséhez használt főkönyvi számlákat is. Az étterem például jóváírhatja (növelheti) a húskészlet-számlát, és megterhelheti (csökkentheti) a készpénzszámlát a fizetés rögzítésére. A fizetés beérkezését és a dátumot rögzítik annak igazolására, hogy az utalvány befizetésre került. A fizetendő számlák tükrözik a kifizetett számla miatti alacsonyabb egyenleget, feltételezve, hogy nem keletkeznek további kötelezettségek.
