Mi az a vállalati hitelkártya?
A vállalati hitelkártyák olyan hitelkártyák, amelyeket egy letelepedett társaság alkalmazottai számára bocsátanak ki, és amelyek lehetővé teszik számukra az engedélyezett üzleti költségek - például szállodai tartózkodás és repülőjegy - felszámítását anélkül, hogy saját kártyájukat vagy készpénzt kellene használniuk. Ezek a kártyák, amelyeket kereskedelmi hitelkártyáknak is neveznek, megkönnyítik a munkavállalók (és a munkáltatók) a költségek kezelését, és sok olyan kedvezményt kínál, mint a gyakori repülési mérföldek és a repülőtéri társalgókhoz való hozzáférés.
Hogyan működik a vállalati hitelkártya
A vállalati hitelkártyákat úgy alakítják ki, hogy megfeleljenek a már megalapozott vállalatok igényeinek - általában azoknak, amelyek éves bevétele legalább 4 millió dollár, 15 plusz kártyahasználókkal járnak, és évente legalább 250 000 dollár becsült költségeket jelentenek. Míg a legtöbb vállalkozás, ideértve az egyéni vállalkozásokat és a DBA-kat is, kaphat kisvállalkozói hitelkártyát, a vállalati kártyákat (mint a neve is sugallja) a vállalatok számára fenntartják. Ez azt jelenti, hogy a társaságot fel kell szerkeszteni és nyilvántartásba kell venni S vagy C társaságként, hogy jogosult legyen.
A nagyobb hitelkártya-kibocsátók, például az American Express, a Capital One, a Citibank, a Chase és a Wells Fargo vállalati hitelkártyákat kínálnak. A kártyákat a társaság pénzügyi helyzete alapján állítják ki, nem pedig a tulajdonosok személyes pénzügyei alapján. A kártyakibocsátók például megkövetelhetik a társaságtól, hogy erős pénzügyi helyzetben legyen, plusz jó likviditása és cash flow-ja.
A vállalati hitelkártya-kibocsátók általában a társaság legutóbbi ellenőrzött pénzügyi kimutatásait, a társaság szerkezetére és szervezetére vonatkozó részleteket, az adóinformációkat (beleértve a szövetségi adóazonosítót) és a társaság tisztviselőjének elérhetőségeit szeretnék megtekinteni. társaság - például tulajdonos, elnök vagy pénztáros.
Kulcs elvihető
- A vállalati hitelkártyák megkönnyítik a munkáltatók és az alkalmazottak költségeinek kezelését. A vállalati kártyákat nagyobb, már megalapított vállalatok számára adják ki, és különböznek az egyéni vállalkozások és a DBA-k számára rendelkezésre álló névjegykártyáktól. Fontos, hogy az alkalmazottak megtanulják és kövessék vállalataik hitelkártyáit. bármilyen díj felvétele előtt.A kártyától függően a munkavállaló vagy a munkáltató lesz felelős a hitelkártya számla megfizetéséért.
A munkáltató bizonyos alkalmazottaknak megadhat vállalati kártyát, így fizetni tudnak olyan jóváhagyott üzleti költségekért, mint a szállodák, étkeztetés, autókölcsönök és repülések, valamint készpénzt vehetnek igénybe ATM-ekben - mindezt saját pénzeszközeik vagy vállalati előlegek nélkül. A társaság neve szerepel a kártyán, valamint a munkavállaló neve, mint kijelölt kártyatulajdonos. Az alkalmazott aláírása a kártya hátoldalán található, ugyanúgy, mint a személyes hitelkártyán.
Vállalati hitelkártyák típusai
A vállalati hitelkártya típusától függően a munkavállaló vagy a munkáltató felelős a hitelkártya számla megfizetéséért. Az egyéni felelősségbiztosítási kártyával a munkavállaló felelős a hitelkártya-kibocsátó közvetlen kifizetéséért az esetleges költségekért, plusz egy költségjelentés benyújtásával és a munkáltató általi visszatérítés megszerzéséért. A hitelkártya-kibocsátó ellenőrzi a munkavállaló hitelét, mielőtt megadná nekik a kártyát, de ez egy „puha húzás”, amely nem befolyásolja hitelképességüket.
Ha ez vállalati felelősségbiztosítási kártya, akkor a munkáltató fizeti a számlát minden jóváhagyott díj ellenében (bár a munkavállaló lehet, hogy akasztón áll, hogy a kibocsátónak közvetlenül megfizeti az illetéktelen vagy személyes költségeket). Mivel a számla kifizetéséért a vállalat felel, a hitelkártya-kibocsátó általában nem ellenőrzi a munkavállaló hitelét, de valószínűleg az a személy felelős a rendszeres költségjelentések benyújtásáért, így a vállalat minden hónapban össze tudja hangolni a kártya-kimutatásokat.
Mielőtt egy alkalmazott vállalati hitelkártyát használna, meg kell tudnia, ki felelős a számla havonta történő fizetéséért. Felelősségük esetén rendszert kell felállítaniuk annak biztosítására, hogy a kifizetések időben megtörténjenek, és rendelkezzenek pénzzel az egyenleg fedezésére.
A vállalati hitelkártya előnyei
A vállalati hitelkártya egyik legfontosabb előnye, hogy megkönnyíti a költségek kezelését - mind a munkavállalók, mind a munkaadók számára. Üzleti szempontból a vállalati kártya lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy korlátokat szabjanak arra, hogy a kártyatulajdonosok mennyit költenek tranzakciónként, kiadási kategóriánként vagy összességében. A vállalat azt is ellenőrizheti, hogy egy kártya használható-e, korlátozva a vásárlásokat bizonyos kereskedőkre, kereskedők típusaira és helyszíneire.
Munkavállalói szempontból a vállalati felelősségbiztosítási kártya pénzügyi megkönnyebbülést jelenthet, mivel kiküszöböli azt az igényt, hogy előzetesen be kell fizetni az üzleti tevékenységekkel kapcsolatos költségeket, majd meg kell várni a visszatérítéseket. Egy másik előnye az, hogy néhány vállalati hitelkártya elektronikus költségjelentést kínál, amely automatikusan kitölti a vállalati költségjelentéseket vásárlási információkkal - ez a szolgáltatás megkönnyíti (azaz kevesebb gondot okoz) időszerű és pontos jelentések benyújtását.
Egy másik nagy megfontolás az, hogy a munkáltatótól függően a kártyatulajdonosok képesek lesznek megtartani a jutalmukat, amelyeket vállalati hitelkártya használata közben keresnek. Lehetséges, hogy például jutalmakat kereshetnek és beválthatnak egy törzsutas program vagy egy szálloda gyakori vendégprogramja miatt. Természetesen a munkáltató dönthet úgy, hogy megtartja a jutalmakat az éves vállalati költségek ellensúlyozása érdekében, vagy ösztönzőket kínálhat a legjobban teljesítő alkalmazottak számára. Ennek ellenére sok nagyobb vállalat lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy élvezhessék a jutalmazási programok előnyeit, mivel ez javíthatja a munkavállalók morálját.
A jutalmazási programokon kívül számos vállalati hitelkártya olyan előnyöket is kínál, amelyeket a gyakori utazók értékelni fognak, például hozzáférést a repülőtéri társalgókhoz (hatalmas plusz, ha egy utazó hosszú ideig tartózkodik), utazási és sürgősségi segítségnyújtási szolgáltatások, sürgősségi kártya cseréje és készpénzkifizetés, és autókölcsönzők ütközési károk alóli mentességeket. Olvassa el a hitelkártya-szerződés finom nyomtatását, hogy megértse, hogyan működnek ezek az előnyök. Az automatikus lefedettség aktiválásához például autókölcsönzés esetén valószínűleg be kell fejeznie a teljes tranzakciót a fedezett hitelkártyával, és el kell utasítania a bérleti társaság ütközési károktól való mentességét. Ha kétségei vannak, hívja fel a kártya hátulján található számot.
A vállalati hitelkártyákra vonatkozó vállalati irányelvek
Az alkalmazottaknak a „get-go” -ból meg kell ismerniük a vállalati kártyákkal kapcsolatos politikájukat, hogy elkerüljék azokat a hibákat, amelyek könyvelési rémálmokhoz vagy még rosszabbá válhatnak. A kártyatulajdonosoknak meg kell ismerkedniük társaságuk általános kiadási és jelentési követelményeivel, és meg kell tudniuk, hogy vannak-e bizonyos kategóriákra vonatkozó kiadási korlátok. Fontos az is, hogy megismerjük az osztályokra vagy a pozíciókra vonatkozó szabályokat. Például a vállalati vezetők valószínűleg más kiadási profilokkal rendelkeznek, mint például a középvezetés.
Amint a kártyatulajdonos megtanulja a vállalat politikáját, be kell tartania őket. Ha kártyájukkal vásárolnak valami olyat, amely nem jóváhagyott üzleti költség, akkor rosszul néznek ki a munkáltató szemében - még akkor is, ha őszinte hiba. Sőt, sok nagyvállalat rendelkezik utazási és szórakoztató kártyakezelővel, aki bármikor ellenőrizheti az alkalmazottak kiadásait. Fontos, hogy a kártyatulajdonosok a józan ész mellett döntjenek el arról, hogy a tervezett díj 100% -ban munkaviszonyt jelent-e. Ha nem, akkor helyezze a személyes kártyájára, és később rendezze, ha úgy érzi, hogy jogosult a teljes vagy részleges visszatérítésre.
A rémálmok - vagy ami még rosszabb - elkerülése érdekében ne keverje össze a személyes kiadásokat az üzleti kiadásokkal.
A vállalati hitelkártya aktiválása előtt a munkáltató személyes vagy online vállalati hitelkártya-képzéseket kínálhat (vagy megkövetelhet), amelyek célja az, hogy segítsék az alkalmazottakat a politikák megismerésében. Ezenkívül a munkáltató az irányelveket közzéteheti és frissítheti az intranet webhelyén. Mindig jó ötlet informálódni, betartani a szabályokat, és kerülni minden olyan tevékenységet, amely extra papírmunkát eredményezhet vagy csalásként értelmezhető. A kártyatulajdonosoknak, akiknek kérdéseik vannak a munkáltató politikájával kapcsolatban, vegye fel a kapcsolatot a programot irányító személlyel (vagy részleggel).
Különleges megfontolások a vállalati hitelkártyáknál
A kiadási korlátokkal, az engedélyezett kiadási típusokkal és a költségjelentések kezelési módjával kapcsolatos vállalati politikák megértése és betartása mellett fontos, hogy az alkalmazottak tisztában legyenek azzal is, hogy ha ők - és nem a munkáltató - felelősek a hitelkártya számla kifizetéséért, A hitelképesség csökkenhet, ha elmaradnak a fizetésekről. Az AmEx például beszámol a hitelintézetnek, ha a számla 180 nappal esedékes. Nagyon jó ötlet e-mail értesítést beállítani, amely emlékeztetőül jelzi, hogy mikor esedékes a kifizetés.
Mint minden hitelkártya, az alkalmazottaknak óvatosan kell kezelniük vállalati hitelkártyájukat, és biztonságos helyen kell tartaniuk őket, hogy elkerüljék a lopást vagy az elvesztést. Ha egy kártya elveszik vagy ellopták, azt a lehető leghamarabb be kell jelenteni, hogy a kártya törölhető és cserélhető legyen.
