Mit kell fizetni?
Szigorúan meghatározva, a „tartozások” üzleti kifejezés olyan kötelezettségre utal, amikor a társaság pénzt tartozik egy vagy több hitelező felé. Egyesek tévesen úgy vélik, hogy a tartozások a társaság alaptevékenységének rendszeres költségeire vonatkoznak, azonban ez a fogalom helytelen értelmezése.
A társaság által fizetendő követelések egyenlege egy közös statisztikai adatpont, amelyet a költségkimutatás tartalmaz, amelyet egy társaság általános pénzügyi kimutatásainak áttekintésekor tanulmányoznak. Ezért a tartozások a kritikus mérőszám annak elemzéséhez, amikor a társaság mérlegeli az esetleges egyesülési vagy felvásárlási tevékenységeket. A társaság költségei szintén szerepelnek a társaság pénzügyi kimutatásaiban. És bár a tartozások és a költségek minden bizonnyal kapcsolatban állnak egymással, lényegében független fogalmak.
Felelősségszámla vs költségszámla
A kötelezettségek és a kiadások megkülönböztetésének legjobb módja a múltbeli és a jövőbeli tevékenységek elemzése. Ahol a kötelezettségek azok a kötelezettségek, amelyeket még be kell fizetni, a költségek olyan kötelezettségek, amelyeket már befizetett a bevétel megteremtése érdekében.
A kötelezettségeket a társaság mérlegében jelenítik meg, amely egyértelmű és könnyen érthető pillanatképet mutat a vállalat pénzügyi helyzetéről egy adott időpontban. Ezeket hagyományosan a „fizetendő” alkönyvben veszik nyilvántartásba, amikor a számlát fizetési utalványnak vetik alá. A „utalvány” (más néven „utalvány”) azt jelenti, hogy a számlát fizetésre jóváhagyják, és a főkönyvi könyvben fennálló kötelezettségként nyilvántartják, ahol a fizetési művelet még folyamatban van. Az ilyen kötelezettségeket gyakran „szállítói tartozásoknak” nevezik.
A kötelezettségvállalási számlák tartalmazzák a hitelezőktől származó hitelek kamatát (úgynevezett „fizetendő kamat”), valamint a társaság által felhalmozott adókötelezettségeket, amelyeket „fizetendő adóknak” hívnak.
A hitelezőkkel szembeni tartozásokat általában legfeljebb 30 napos határidőn belül kell megfizetni. A legfontosabb, hogy ezek a kifizetések nem tartalmaznak váltót. Másrészt a jelzálogkötelezettségeket nem sorolják be a tartozásokkal, mivel valójában mellékelt váltóval járnak. Ezért a jelzálogkötelezettségek a „fizetendő bankjegyek” alá tartoznak, amelyet külön kiadási kategóriába sorolnak.
A „költségek” megjelennek a társaság eredménykimutatásában, amely felsorolja a bevételeket és költségeket, hogy egy adott időszakra nettó jövedelmet közvetítsen. A költség-tranzakció példája lehet bármilyen költség, amely akkor merül fel, amikor az eladó próbál bevételt generálni egy hálózati utazás során. Ezek a költségek magukban foglalhatják a szállást, az ügyfelek vacsoráit, az autóbérlést, a benzint, az irodai felszereléseket és a bemutatókhoz használt multimédiás anyagokat.
Logisztikai nyomkövető intézkedések
Nem meglepő, hogy a fizetendő számlák nyomon követése összetett és nehéz feladat lehet. Ezért a vállalatok általában könyvelőket és könyvelőket foglalkoztatnak, akik gyakran fejlett számviteli szoftvert használnak a számlák és a kimenő pénz áramlásának ellenőrzésére. Ezek a nyomonkövetési feladatok exponenciálisan bonyolultabbá válnak a nagy üzletágakkal, amelyek több üzletággal rendelkeznek, és a nagy termékgyártókkal, amelyek számos raktárkészletet (vagy SKU-t) gyártanak. Az ilyen szervezetek esetében a könyvelő személyzete egyre inkább a speciális, a Fizetésköteles Automatizálás megoldásokra támaszkodik - amelyeket gyakran „ePayables-nek” neveznek, hogy egyszerűsítsék a folyamatokat azáltal, hogy automatizálják a papír és manuális elemeket, amelyek a szervezet számláinak összehangolásához kapcsolódnak.
