Mi az a számviteli információs rendszer (AIS)?
A számviteli információs rendszer (AIS) magában foglalja a pénzügyi és számviteli adatok összegyűjtését, tárolását és feldolgozását, amelyeket a belső felhasználók használnak, hogy információkat jelentsenek a befektetőknek, hitelezőknek és adóhatóságoknak. Ez általában számítógépes módszer a számviteli tevékenység nyomon követésére az információs technológiai erőforrásokkal összefüggésben. Az AIS egyesíti a hagyományos számviteli gyakorlatokat, például az általánosan elfogadott számviteli alapelvek (GAAP) alkalmazását a modern információs technológiai erőforrásokkal.
A számviteli információs rendszerek (AIS) használata
A számviteli információs rendszer különféle elemeket tartalmaz a számviteli ciklusban. Noha a rendszerben található információk iparágak és üzleti méretek szerint változnak, a tipikus AIS magában foglalja a bevételekre, költségekre, az ügyfelekre, az alkalmazottakra és az adóra vonatkozó információkat. A konkrét adatok tartalmazzák az értékesítési megrendeléseket és elemzési jelentéseket, a beszerzési igényeket, a számlákat, az ellenőrzési nyilvántartásokat, a leltárt, a bérszámfejtést, a főkönyvet, a próba egyenleget és a pénzügyi kimutatásokkal kapcsolatos információkat.
A számviteli információs rendszernek adatbázis-struktúrával kell rendelkeznie az információk tárolására. Ezt az adatbázis-struktúrát általában olyan lekérdezési nyelvvel programozzák, amely lehetővé teszi a táblák és az adatok kezelését. Az AIS-nek számos mezője van az adatok beviteléhez és a korábban tárolt adatok szerkesztéséhez. Ezenkívül a számviteli információs rendszerek gyakran magas szintű biztonságosságú platformok, amelyek megelőző intézkedéseket hoznak a vírusok, hackerek és más információgyűjtést próbáló külső források ellen. A kiberbiztonság egyre fontosabb, mivel egyre több vállalat tárolja adatait elektronikusan.
A számviteli információs rendszer különféle kimenetei példázzák az adatkezelési lehetőségek sokoldalúságát. Az AIS jelentéseket készít, amelyek tartalmazzák a vevőkövetelések öregedési jelentéseit az ügyfélinformációk, az állóeszközök értékcsökkenési ütemezése és a pénzügyi jelentések próba-egyenlegei alapján. Az ügyféllisták, az adószámítások és a készlet szintje is reprodukálható. A leveleket, feljegyzéseket és prezentációkat azonban nem kell belefoglalni az AIS-be, mivel ezek a tételek nem kapcsolódnak közvetlenül a vállalat pénzügyi beszámolójához vagy könyveléséhez.
A számviteli információs rendszerek előnyei
Osztályközi interfész
A számviteli információs rendszer arra törekszik, hogy több részlegen keresztül kapcsolódjon egymáshoz. A rendszeren belül az értékesítési osztály feltöltheti az értékesítési költségvetést. Ezt az információt a készletgazdálkodási csapat használja a készletszámláláshoz és az anyagok vásárlásához. Készletvásárláskor a rendszer értesíti a számlákkal foglalkozó osztályot az új számláról. Az AIS információkat is megoszthat egy új megrendelésről, hogy a gyártási, szállítási és ügyfélszolgálati osztályok tisztában legyenek az értékesítéssel.
Belső ellenőrzések
A számviteli információs rendszerek szerves része a belső ellenőrzéshez kapcsolódik. A házirendeket és eljárásokat a rendszerbe lehet helyezni annak biztosítása érdekében, hogy az érzékeny ügyfelekkel, szállítókkal és üzleti információkkal a vállalaton belül megőrizzék. A fizikai hozzáférési jóváhagyások, bejelentkezési követelmények, hozzáférési naplók, engedélyek és a feladatok elválasztása révén a felhasználók csak az üzleti funkciójuk elvégzéséhez szükséges releváns információkra korlátozhatók.
