Mi az ajánlatkérés (RFQ)?
Az ajánlatkérés (RFQ) olyan árukra vagy szolgáltatásokra való felkérés, amelyben a társaság felkéri a szállítókat, hogy nyújtsanak be árajánlatot és tegyen ajánlatot bizonyos feladatok vagy projektek végrehajtásának esélyére. Az RFQ, más néven ajánlatkérés (IFB), általában az első lépés a pályázati kérelem (RFP) benyújtásában. Ez a két dokumentum hasonló, mivel részletezik a szükséges projektet vagy szolgáltatásokat, de az RFQ-k általában átfogóbb árajánlatot kérnek. Az RFQ-k külön-külön vagy RFP-hez csatolva küldhetők el.
Hogyan működik az ajánlatkérés
Az árazáson felül az RFQ-k tartalmazhatnak olyan részleteket, mint a fizetési feltételek, a társaság ajánlatának kiválasztását befolyásoló tényezők, a benyújtási határidő és hasonlók. Egy kormányzati ügynökség, amely például 500 számítógépet akar megvásárolni egy meghatározott merevlemez méretével és feldolgozási sebességével, RFQ-t küld több eladónak, mint potenciális ajánlattevőnek.
Mivel az RFQ formátum egy adott társaságon belül egységes, amikor az RFQ visszatér árajánlataival, az ajánlatkérő cég könnyen összehasonlíthatja őket. Az RFQ folyamat általában négy részre oszlik:
Az előkészítési szakasz, a feldolgozási szakasz, az odaítélési szakasz és a záró szakasz. A társaság általában a minimális minősítési kritériumoknak megfelelő és a legalacsonyabb ajánlatot nyújtó eladóval ítéli oda a szerződést.
Különleges megfontolások: RFQ-k használata
Az RFQ-k nem nyilvános bejelentések. Mivel a megkérdező társaság csak a megbízható vállalkozásoknak küld RFQ-kat, nem kell hosszú beszerzési dokumentációt készítenie. A nyilvános felkérésekkel ellentétben a társaságok csak a kért ajánlatok számát kaphatják vissza, ami időt is megtakarít.
Az RFQ használata csökkenti az áruk vagy szolgáltatások beszerzéséhez szükséges időt. Bizonyos fokú biztonságot nyújt, mivel a társaságok csak az általuk preferált szállítóktól kapnak ajánlatokat. Másrészt, mivel az RFQ-k csökkentik a verseny mértékét, egy vállalat elmaradhat a lehető legalacsonyabb ár megszerzéséről vagy az új, kiváló minőségű gyártók megismeréséről.
Ha egy vállalat ajánlatot kap egy RFQ-ra válaszul, akkor ez nem ajánlat, sem kötelező szerződés. Az ügyvéd felajánlja a kiválasztott eladónak a feladatot egy megrendelés elküldésével, amely valójában szerződés, amely meghatározza a munka feltételeit. Amikor egy eladó elfogadja és aláírja a megrendelést, akkor megkezdődik a szerződés.
