Mi az a Petty Cash?
A kicsiny pénzeszköz egy kis mennyiségű készpénz, amelyet kéznél tartanak kisebb költségek, például irodaszerek vagy visszatérítések fedezésére. A kicsiny pénzeszközök időszakonként egyeztetéseket hajtanak végre, az ügyleteket a pénzügyi kimutatásokban is rögzítik. Lehet, hogy egy kisebb pénzeszköz, amely lehet fiók vagy doboz, mindegyik osztályon nagyobb vállalatok számára.
Kulcs elvihető
- A kicsi vagy a kicsi pénzeszköz egy kis összegű készpénz, amely a költségek kifizetéséhez túl kicsi ahhoz, hogy megérdemelhesse a csekk írását. Lehet, hogy nagyobb szervezeteknél kicsi pénztárca vagy fiók található az egyes osztályokban.Kicsi pénzeszköz használható irodaszerek, vásárlói kártyák, virágok, az alkalmazottak gondozott ebédjének fizetése vagy a munkavállalók költségeinek megtérítése.
A Petty Cash megértése
A kicsiny készpénzes tranzakciók kényelmet nyújtanak azon kisebb tranzakciók számára, amelyeknél a csekk kibocsátása ésszerűtlen vagy elfogadhatatlan. A kis összegű készpénzmennyiség, amelyet egy vállalat kismértékűnek tart, változik, sok vállalat 50 és 200 dollár között tart kicsiny pénzeszközként. Példák tranzakciókra, amelyekre kicsiny pénzeszközt használnak:
- Irodai kellékekKártyák az ügyfelek számára VirágokGondozott ebéd kifizetése egy kis munkavállalói csoport számáraA munkavállaló visszatérítése a munkával kapcsolatos kis költségekért
A pénzeszközök letétkezelőit kinevezik az alap felügyeletére. A őrizeti feladatok általában magukban foglalják a kicsi pénzeszközökre vonatkozó szabályok és előírások betartását, a pótlások igénylését és a pénzeszközök kiadását.
Különleges megfontolások
A kicsiny pénzeszköz rendszeres időközönként egyeztetésre kerül annak ellenőrzésére, hogy az alap egyenlege megfelelő-e. Általában, mivel a kicsiny készpénz egyenleg egy előre beállított szintre esik, a letétkezelő további készpénzt igényel a pénztárból. Ebben az időben kiszámolják az összes bevétel összegét annak biztosítása érdekében, hogy az megegyezzen a kicsi pénztárgépből kifizetett pénzeszközökkel. Ha új pénzeszközökre van szükség, a pénztáros új csekkot ír ki a kicsi pénztárca finanszírozására, és cserébe veszi a készpénzt kimerítő vásárlások bevételeit.
Az egyeztetési folyamat biztosítja, hogy az alap fennmaradó egyenlege megegyezzen az eredeti egyenleg különbségével, mínusz a bevételeken és a számlákon részletezett díjak. Ha a fennmaradó egyenleg kevesebb, mint amilyennek lennie kellene, hiány van. Ha a fennmaradó egyenleg több, mint amilyennek lennie kellene, akkor van túlsúly. Noha kismértékű eltérések lehetnek, amikor kiegyensúlyozatlanok, az eltérés forrását meg kell határozni és ki kell javítani.
A Belső Bevételi Szolgálat (IRS) javasolja a kicsiny pénzeszközök kitöltését és a nyugtákhoz történő csatolását a kicsi készpénzköltségek rögzítéséhez és dokumentálásához.
A Petty Cash követelményei
Kisebb pénzeszközök használata megkerüli bizonyos belső ellenőrzéseket. A kicsiny készpénz elérhetősége nem azt jelenti, hogy bármilyen célból és bárki számára elérhető. Számos vállalat szigorú belső ellenőrzést alkalmaz az alap kezelésére. Gyakran korlátozott személyek jogosultak a kifizetések jóváhagyására, és ezt csak a törvényes társasági tevékenységekkel vagy tevékenységekkel kapcsolatos költségekre tehetik meg.
Lehet, hogy kicsiny pénztáros bocsátja ki a csekk kiállítását a kicsi pénztárca finanszírozására és a megfelelő számviteli bejegyzés elvégzésére. A kicsiny készpénz-letétkezelő feladata a készpénz elosztása és a pénzeszközök bármilyen felhasználásának vagy beszerzésének beszedése. Mivel a kicsiny készpénz teljes összege csökken, a bevételeknek növekedniük kell, és kötődniük kell a visszavont teljes összeghez.
A kettős pénzeszköz és a pénzeszköz-letétkezelő révén a kettős folyamat segít megőrizni az alapokat, és biztosítja, hogy csak engedéllyel rendelkezők férjenek hozzá.
Petty Cash felvétele
Amikor kicsiny pénzeszközt használnak, a kicsi készpénzes tranzakciókat továbbra is elszámolják a pénzügyi kimutatásokban. Nem történik könyvelési naplóbejegyzés, ha aprópénzzel vásárolnak, csak akkor, amikor a letétkezelőnek több készpénzre van szüksége - és a bevételekért cserébe új pénzeszközöket kap -, a naplóbejegyzéseket rögzítik. A letétkezelőnek további készpénzt biztosító naplóbejegyzés a kicsiny pénzeszközbe történő terhelés és készpénzes jóváírás.
Hiány vagy hiány esetén a napló sor bejegyzést rögzítik a rövid / rövid számlára. Ha a kicsi pénzeszköz lejárt, jóváírást vezetnek be a nyereség ábrázolására. Ha a kicsi pénzeszköz rövid, akkor a terhelést veszteségként kell beírni. A rövid vagy a rövid számlát arra használják, hogy az egyeztetés után kiegyenlítsék az alapot.
