Tartalomjegyzék
- 1. AIS emberek
- 2. Eljárások és utasítások
- 3. AIS-adatok
- 4. AIS szoftver
- 5. IT infrastruktúra
- 6. Belső ellenőrzések
- Hogyan működik az AIS a valós életben
- Alsó vonal
A számviteli információs rendszer (AIS) egy olyan struktúra, amelyet egy vállalkozás pénzügyi adatok gyűjtésére, tárolására, kezelésére, feldolgozására, lekérdezésére és jelentésére használ fel, így könyvelők, tanácsadók, üzleti elemzők, vezetők, pénzügyi vezérigazgatók (CFO) használhatják fel., könyvvizsgálók, szabályozók és adóügynökségek.
A speciálisan képzett könyvelők mélyrehatóan együttműködnek az AIS-szel annak érdekében, hogy a társaság pénzügyi tranzakcióinak és nyilvántartásának legmagasabb pontosságát biztosítsák, valamint hogy a pénzügyi adatokat könnyen hozzáférhetővé tegyék azok számára, akiknek jogszerűen kell hozzájuk férniük - mindezt az adatok sértetlen és biztonságos megőrzése mellett..
A számviteli információs rendszerek általában hat elsődleges összetevőből állnak: emberek, eljárások és utasítások, adatok, szoftverek, információs technológiai infrastruktúra és belső ellenőrzések. Nézzük meg az egyes alkotóelemeket részletesen.
Bevezetés a számviteli információs rendszerekbe
1. AIS emberek
Az AIS-ben az emberek egyszerűen a rendszer felhasználói. Azok a szakemberek, akiknek esetleg szükségük van egy szervezet AIS-jére, a könyvelők, tanácsadók, üzleti elemzők, vezetők, pénzügyi vezérigazgatók és könyvvizsgálók. Az AIS segíti a vállalat különböző részlegeinek együttműködését.
Például a vezetés meghatározhat értékesítési célokat, amelyek eléréséhez az alkalmazottak megrendelhetik a megfelelő mennyiségű készletet. A leltárrendelés értesíti a számviteli osztályot új fizetésről. Az értékesítés befejezésekor az értékesítők vevői megrendeléseket írhatnak be, a számvitel kiszámlázhatja az ügyfelek számát, a raktár össze tudja állítani a megrendelést, a szállítási osztály elküldheti, és a számviteli osztály értesítést kap egy új követelésről. Az ügyfélszolgálat ezután nyomon tudja követni az ügyfelek szállítását, és a rendszer értékesítési jelentéseket készíthet a menedzsment számára. A vezetők láthatják a készletköltségeket, a szállítási költségeket, a gyártási költségeket és így tovább.
A jól megtervezett AIS-sel a szervezeten belül mindenki, aki erre feljogosítva van, hozzáférhet ugyanahhoz a rendszerhez és ugyanazon információhoz. Az AIS emellett megkönnyíti az információk megszerzését a szervezeten kívüli emberek számára, ha szükséges.
A tanácsadók például felhasználhatják az AIS-ben szereplő információkat a társaság árazási struktúrájának hatékonyságának elemzésére, a költségadatok, az értékesítési adatok és a bevételek alapján. Az auditorok az adatok felhasználásával felmérhetik a társaság belső ellenőrzését, pénzügyi helyzetét és a Sarbanes-Oxley törvény (SOX) betartását.
Az AIS-t úgy kell megtervezni, hogy megfeleljen az azt igénybe vevő emberek igényeinek. A rendszernek is könnyen használhatónak kell lennie, és javítania kell, nem akadályozhatja a hatékonyságot.
2. Eljárások és utasítások
Az AIS eljárása és utasításai az adatok gyűjtésére, tárolására, visszakeresésére és feldolgozására használt módszerek. Ezek a módszerek kézi és automatizált is. Az adatok származhatnak mind belső forrásokból (pl. Alkalmazottak), mind külső forrásokból (pl. Az ügyfelek online megrendelései). Az eljárásokat és utasításokat az AIS szoftverbe kódolják - ezeket a dokumentáció és a képzés során a munkavállalókba "kódolni" kell. A hatékonyság érdekében az eljárásokat és utasításokat következetesen kell követni.
3. AIS-adatok
Információ tárolásához az AIS-nek olyan adatbázis-struktúrával kell rendelkeznie, mint például a strukturált lekérdezési nyelv (SQL), amely az adatbázisokhoz általában használt számítógépes nyelv. Az AIS-nek különféle bemeneti képernyőkre van szüksége a különféle típusú rendszerfelhasználókhoz és az adatbevitelhez, valamint különféle kimeneti formátumokhoz a különféle felhasználók igényeihez és különféle típusú információkhoz.
Az AIS-ben szereplő adatok a szervezet üzleti gyakorlatához kapcsolódó összes pénzügyi információt tartalmaznak. Minden olyan üzleti adatot, amely befolyásolja a vállalat pénzügyeit, AIS-be kell vezetni.
Az AIS-ben szereplő adatok típusa az üzleti tevékenység jellegétől függ, de az alábbiakból állhat:
- Értékesítési megrendelésekÜgyfélszámlázási kimutatásokEladási elemzési jelentésekVásárlási igényekVendor számlákEllenőrzési nyilvántartásokKészlet adatokBérszámfejtési információkIdőgazdálkodásFizetési információk
Ezek az adatok felhasználhatók a számviteli kimutatások és beszámolók készítésére, például a követelések lejárati ideje, értékcsökkenési / amortizációs ütemtervek, próbamérleg, eredmény és veszteség stb. Az összes ilyen adat egy helyen történő elhelyezése - az AIS-ben - megkönnyíti az üzleti vállalkozások nyilvántartását, jelentéstételi, elemzési, ellenőrzési és döntéshozatali tevékenységeit. Annak érdekében, hogy az adatok hasznosak legyenek, teljesnek, helyesnek és relevánsnak kell lenniük.
Másrészről, olyan adatokra, amelyek nem kerülnek bele az AIS-be, emlékeztetők, levelezés, prezentációk és kézikönyvek találhatók. Ezeknek a dokumentumoknak tangenciális kapcsolatban kell állniuk a társaság pénzügyi helyzetével, ám a szokásos lábjegyzetek kivételével valójában nem képezik részét a társaság pénzügyi nyilvántartásának.
4. AIS szoftver
Az AIS szoftver alkotóeleme a számítógép pénzügyi adatainak tárolására, visszakeresésére, feldolgozására és elemzésére szolgáló számítógépes programok. Mielőtt még voltak számítógépek, az AIS kézi, papír alapú rendszer volt, de manapság a legtöbb vállalat számítógépes szoftvereket használ az AIS alapjául. A kisvállalkozások használhatják az Intuit Quickbook-ot vagy a Sage's Sage 50 számvitelt, de vannak mások is. A kis- és közepes méretű vállalkozások használhatják az SAP Business One-t. A közép- és nagyvállalatok használhatják a Microsoft Dynamics GP, a Sage Group MAS 90 vagy MAS 200, az Oracle PeopleSoft vagy az Epicor Financial Management alkalmazását.
A minőség, megbízhatóság és biztonság a hatékony AIS szoftver kulcsfontosságú elemei. A vezetők az általuk kiadott információkra támaszkodnak a vállalat döntéseinek meghozatalához, és jó döntések meghozatalához magas színvonalú információra van szükségük.
Az AIS szoftverprogramok testreszabhatók a különféle vállalkozások egyedi igényeinek kielégítésére. Ha egy meglévő program nem felel meg a vállalat igényeinek, akkor a szoftvert házon belül is fejleszthetik, a végfelhasználók jelentős hozzájárulásával, vagy egy harmadik féltől származó vállalat fejleszthetik ki kifejezetten a szervezet számára. A rendszert akár egy speciális cégre is ki lehet ruházni.
A nyilvánosan forgalmazott társaságok esetében, függetlenül attól, hogy milyen szoftverprogramot és testreszabási lehetőségeket választott az üzlet, a Sarbanes-Oxley rendeletek bizonyos mértékben diktálják az AIS szerkezetét. Ennek oka az, hogy a SOX-előírások belső ellenőrzési és ellenőrzési eljárásokat hoznak létre, amelyeket az állami társaságoknak be kell tartaniuk.
5. IT infrastruktúra
Az információs technológiai infrastruktúra csak egy fantasztikus név a számviteli információs rendszer működtetéséhez használt hardver számára. A legtöbb hardver elemnek egy vállalkozásnak egyébként rendelkeznie kell, ideértve a számítógépeket, mobil eszközöket, szervereket, nyomtatókat, túlfeszültség-védőket, útválasztókat, adathordozókat és esetleg tartalék tápegységeket. A költségeken kívül a hardver kiválasztásánál figyelembe veendő tényezők között szerepel a sebesség, a tárolási képesség és az, hogy kibővíthető és frissíthető-e.
Talán a legfontosabb, hogy az AIS-hez kiválasztott hardvernek kompatibilisnek kell lennie a tervezett szoftverrel. Ideális esetben nem csak kompatibilis, hanem optimális is - egy nehézkes rendszer sokkal kevésbé lesz hasznos, mint egy gyors. Az egyik módja annak, hogy a vállalkozások könnyen teljesítsék a hardver és a szoftver kompatibilitási követelményeit, egy kulcsrakész rendszer megvásárlásával, amely magában foglalja a vállalkozás számára szükséges hardvert és szoftvert. A kulcsrakész rendszer beszerzése elméletileg azt jelenti, hogy az üzlet a hardver és a szoftver optimális kombinációját kapja az AIS számára.
A jó AIS-nek tartalmaznia kell a hardverrendszer alkotóelemeinek karbantartására, karbantartására, cseréjére és korszerűsítésére vonatkozó tervet, valamint a törött és elavult hardverek ártalmatlanításának tervét az érzékeny adatok teljes megsemmisítése érdekében.
6. Belső ellenőrzések
Az AIS belső ellenőrzései az érzékeny adatok védelme érdekében alkalmazott biztonsági intézkedések. Ezek lehetnek olyan egyszerűek, mint a jelszavak, vagy bonyolultak, mint a biometrikus azonosítás. Az AIS-nek belső vezérlőelemekkel kell rendelkeznie az illetéktelen számítógépes hozzáférés elleni védelem és a hozzáférés korlátozása érdekében az engedélyezett felhasználók számára, ideértve a vállalaton belüli egyes felhasználókat is. Ezenkívül megakadályoznia kell az olyan személyek illetéktelen hozzáférését, akik csak a rendszer egyes részeire férhetnek hozzá.
Az AIS bizalmas információkat tartalmaz, amelyek nemcsak a társasághoz, hanem az alkalmazottakhoz és az ügyfelekhez is tartoznak. Ezek az adatok tartalmazhatják a társadalombiztosítási számokat, a fizetésekre vonatkozó információkat, a hitelkártya-számokat és így tovább. Az AIS összes adatát titkosítani kell, a rendszerhez való hozzáférést naplózni és ellenőrizni kell. A rendszer tevékenységének is nyomon követhetőnek kell lennie.
Az AIS-nek olyan belső vezérlőkre is szüksége van, amelyek megóvják a számítógépes vírusoktól, a hackerektől és a hálózati biztonság más belső és külső fenyegetéseitől. Meg kell védeni a természeti katasztrófákat és az áramkimaradásokat is, amelyek adatvesztést okozhatnak.
Hogyan működik az AIS a valós életben
Láttuk, hogy a jól megtervezett AIS lehetővé teszi az üzleti vállalkozások számára, hogy napi szinten zavartalanul működjenek, vagy akadályozzák működését, ha a rendszer rosszul van megtervezve. Az AIS harmadik felhasználása az, hogy amikor egy vállalkozás bajban van, az AIS-ben lévő adatok felhasználhatók annak a történetnek a feltárására, amely rosszul ment.
A WorldCom és a Lehman Brothers ügyei két példát mutatnak.
2002-ben a WorldCom belső könyvvizsgálói, Eugene Morse és Cynthia Cooper a társaság AIS-ével fedezték fel 4 milliárd dollár csalárd kiadások elosztását és egyéb könyvelési tételeket. Vizsgálásuk eredményeként Scott Sullivan pénzügyi igazgató, valamint új jogszabályok megszűntek, valamint a Sarbanes-Oxley törvény 404. szakasza, amely a társaságok belső pénzügyi ellenőrzését és eljárásait szabályozza.
A Lehman összeomlásának okainak vizsgálatakor kulcsfontosságú eleme volt az AIS és más adatrendszerek áttekintése, a dokumentumok összegyűjtése és áttekintése, valamint a tanúk interjúi. A társaság kudarcának okainak felkutatása "a Lehman működési, kereskedelmi, értékelési, pénzügyi, számviteli és egyéb adatrendszereinek alapos vizsgálatát és áttekintését tette szükségessé", a 2200 oldalas, kilenc kötetű vizsgáztató jelentése szerint.
A Lehman-rendszerek példákat mutatnak arra, hogy az AIS-t hogyan kell felépíteni. Anton R. Valukas vizsgáztató jelentése kimondja: "A csődbejelentés idején Lehman több mint 2600 szoftver-rendszert és alkalmazást tartott fenn. A Lehman-rendszerek nagy része ékezetes, elavult vagy nem szabványos".
Az elbíráló úgy döntött, hogy erőfeszítéseit a 96 leginkább releváns rendszerre összpontosítja. Ez a vizsga oktatást, tanulmányozást, valamint kipróbálást és hibát igényelt a rendszerek használatának megtanulásához.
Valukas jelentése azt is megjegyezte: "Lehman rendszerei nagymértékben egymástól függenek, de kapcsolataikat nehéz volt megfejteni és nem voltak jól dokumentálva. Rendkívüli erőfeszítésekre volt szükség ahhoz, hogy ezeket a rendszereket kibomlassák a szükséges információk megszerzése érdekében."
Alsó vonal
Az AIS hat alkotóeleme együttesen működik együtt, hogy segítse a kulcsfontosságú alkalmazottakat pénzügyi adatok gyűjtésében, tárolásában, kezelésében, feldolgozásában, lekérésében és jelentésében. A sikeres üzleti vállalkozás elengedhetetlen eleme egy jól fejlett és karbantartott, hatékony és pontos számviteli információs rendszer.
