Általános folyóiratok és főkönyvek: áttekintés
Ha egy vállalkozás pénzügyeit követi nyomon, akkor egy kétszeres nyilvántartási rendszer, amely mind a főkönyvet, mind az általános folyóiratot használja, vitathatatlanul a legjobb módszer az általános statisztikák nyomon követésére, valamint a műveletek zökkenőmentes és jövedelmező működésére. De ahhoz, hogy valóban megértsük, hogyan működik a kettős bejegyzésű nyilvántartási rendszer, először meg kell értékelni a két kulcskomponenshez kapcsolódó különféle funkciókat: a főkönyveket és az általános folyóiratokat.
Kulcs elvihető
- Az általános folyóirat az eredeti bejegyzés könyvére utal, amelyben a könyvelők és könyvelők nyilvántartják az üzleti tranzakciókat az események bekövetkezésének időpontja szerint. A főkönyv öt kiemelkedő számviteli tételt követ: eszközöket, forrásokat, tulajdonostőkét, bevételeket és kiadásokat. A technológiai fejlődés tette lehetővé, hogy a legtöbb embernek nem kell az egyes könyvelési könyveket külön-külön kezelnie.
Általános folyóiratok
Egyszerűen definiálva, az általános napló az eredeti bejegyzés könyvére utal, amelyben a könyvelők és a könyvelők üzleti tranzakciókat rögzítenek az események bekövetkezésének dátuma szerint. Az általános napló az első olyan hely, ahol az adatokat rögzítik, és az elem minden oldalán oszlopok vannak felosztva a dátumra, a sorozatszámra, valamint a terhelési vagy jóváírási rekordokra. Egyes szervezetek speciális folyóiratokat tartanak fenn, például beszerzési vagy értékesítési folyóiratokat, amelyek csak meghatározott típusú tranzakciókat rögzítenek.
A szoftver technológia fejlődése ellenére mindig szükség lesz a nem rutinszerű tranzakciók nyilvántartására az általános folyóiratokban, például eszközértékesítés, rossz adósság és értékcsökkenés.
Miután egy tranzakciót rögzítettek egy általános naplóban, az összegeket a megfelelő számlákra, például követelésekre, eszközökre és készpénzes tranzakciókra könyvelik.
Főkönyvek
A főkönyv egy könyv vagy fájl, amelyet a könyvelők használnak az összes releváns számla rögzítésére. A főkönyv öt kiemelkedő számviteli tételt követ: eszközöket, forrásokat, saját tőkét, bevételeket és költségeket. Mindegyik számla két oszlopban T-alakú tábla. A könyvelő általában a számla címet a "T" tetejére helyezi, és a beszedési tételeket rögzíti a bal oldalon, a jóváírási bejegyzéseket pedig a jobb oldalon. A főkönyv néha további oszlopokat jelenít meg olyan adatokkal, mint a tranzakció leírása, a dátum és a sorszám. Az általános folyóiratokból származó tranzakciókat a főkönyvi számlákra könyvelik, majd kiszámolják az egyenlegeket és átviszik a főkönyvből a próba egyenlegre.
Különleges megfontolások
Manapság a legtöbb szervezet szoftvert használ a főkönyvek és az általános folyóiratok tranzakcióinak rögzítésére, ami drámaian egyszerűsítette ezeket az alapvető nyilvántartási tevékenységeket. Valójában a legtöbb könyvelőszoftver központi lerakatot tart fenn, ahol naplóbejegyzéseket és naplóbejegyzéseket tud naplózni. A technológiai fejlődés azonban megkönnyíti és kevésbé unalmas a tranzakciók rögzítését, és nem kell minden egyes könyvelési könyvet külön kezelnie. Előfordulhat, hogy a vállalkozás számviteli vagy könyvelési szoftverének bármely moduljába adatokat bevivő személy még nem is ismeri ezeket a lerakatokat. A legtöbb ilyen szoftver alkalmazásban az adatbeviteli személynek csak egy legördülő menüre kell kattintania, hogy tranzakciót vegyen fel a főkönyvi vagy naplóba.
