A készpénzkifizetési napló a belső könyvelők által nyilvántartott nyilvántartás az összes pénzügyi kiadásról, amelyet egy társaság teljesített, mielőtt a főkönyvi könyvelésbe kerültek. A készpénzkifizetési naplók számos funkciót látnak el, például forrást tartalmaznak az adóleírások nyilvántartására és az egyéb költségek kategorizálására. Ez a napló alapvetően csekkfüzet-könyvelőként működik, gyakorlati célokra.
Készpénzkifizetési napló lebontása
Az összes készpénzben történő vásárlást rögzítik a folyósítási naplóban. A készpénzkifizetési naplók különféle típusú kiadásokat rögzíthetnek, ha minden kiadástípushoz kódot rendelnek, vagy a különféle kiadásokat külön oszlopokban rögzítik. Ezeket a folyóiratokat (általában havonta) összehangolják a főkönyvi számlákkal, amelyeket ekkor használnak a szokásos elszámolási időszakokra vonatkozó pénzügyi kimutatások elkészítéséhez. A folyóiratokat a számviteli szoftvercsomagokban tartják, és a következő alapvető információkat tartalmazzák: a folyósítás dátuma, csekk szám, tranzakció típusa, összeg, kedvezményezett és feljegyzés.
Az adott vállalkozástól függően további oszlopokra lehet szükség a kifizetési tételek fontos adatainak megadásához. Például, ha egy társaság ömlesztett árut vásárol, kedvezményt kaphat. Hasznos lenne egy külön oszlop a kapott kedvezmény összegére. A naplókezelőnek nagyon részlet-orientáltnak és minden tranzakción felül kell lennie, hogy megfelelő naplót vezethessen. Helyes gyakorlat a belső ellenőrzések bevezetése annak elkerülése érdekében, hogy a készpénzt ne tévesen irányítsák vagy hűtsék el. Az ilyen belső ellenőrzés a kifizetett nagy összegek ellenőrzésével vagy a kifizetési szokások nyomon követésével járhat, hogy elkerüljék a szokatlan tevékenységeket.
A társaság könyveinek formális elkészítésénél a főkönyvi nyilvántartásokon túl a készpénzkifizetési napló információt nyújthat a tulajdonosok számára a készpénzkezelési tevékenységeikről is - mekkora összeg ment a készletbe az adott hónapban, mennyi volt a bérek, mennyit a lízing és a bérleti díjak, mennyit fizetnek a külső szolgáltatásokért stb. A napló jó forrássá válik a jövőbeni készpénzkifizetési döntések irányításához.
