Mi az a virtuális adatszoba?
A virtuális adattár (VDR), más néven üzlethelyiség, biztonságos online tárhely a dokumentumok tárolására és terjesztésére. Ezt általában az egyesülést vagy felvásárlást megelőző átvilágítási folyamat során használják fel a vállalati dokumentáció áttekintésére, megosztására és közzétételére.
A virtuális adatszobák megértése
A virtuális adatszobák egyre inkább helyettesítik a fizikai adatszobákat, amelyeket hagyományosan a dokumentumok közzétételére és megosztására használnak. Az üzleti vállalkozások globalizációjával és a költségek csökkentése érdekében végzett fokozott ellenőrzéssel a virtuális adatszobák vonzó alternatívája a fizikai adatszobáknak. A virtuális adatszobák széles körben elérhetők, azonnal elérhetők és biztonságosabbak. A biztonsági aggályok növekedésével és a jogsértésekkel járó események számának növekedésével a VDR szolgáltatók kifinomultabb és megbízhatóbb adatbázisokat fejlesztenek ki. A kezdeti nyilvános ajánlatok (IPO-k), az ellenőrzési műveletek, valamint a partnerségek vagy más vállalkozások, akiknek együtt kell működniük és információt kell megosztaniuk, virtuális adatszobákat fognak használni.
Virtuális adatszobák felhasználása
Az összefonódások és felvásárlások (M&A) eljárások a leggyakoribb VDR-k. Ezek az adattárak biztosítják az ügylet véglegesítéséhez szükséges átvilágítási helyet. Ezek az üzleti tranzakciók nagy mennyiségű dokumentumot tartalmaznak, amelyek közül sok bizalmas és érzékeny információkat tartalmaz. A VDR használata biztonságos és megbízható módszer az összes érdekelt fél számára a dokumentumok áttekintésére és cseréjére, amikor tárgyalásokat kezdenek.
A vállalkozások gyakran együtt dolgoznak termékek gyártásával és gyártásával egy épület építése során, valamint szolgáltatásokat kínálnak. Ezen üzleti kapcsolatok kialakításához és fenntartásához szerződésekre és az adatok gyakori továbbítására van szükség. A virtuális adatszobák biztosítják e szerződések tárolását, és könnyen elérhető dokumentumokat tesznek elérhetővé az üzleti partnerségek fenntartásához. Például a szerkezet tervrajzának egy mérnök által végzett változtatása azonnal elérhető a projektben részt vevő összes vállalkozó számára.
A vállalati gyakorlatok, a megfelelés és a beszámolók ellenőrzése minden üzleti gyakorlatban szokásos. Ez a folyamat gyakran problémát jelent, mivel a munkavállalóknak kapcsolatba kell lépniük a külső szabályozókkal és beállítókkal. Ezenkívül manapság sok vállalatnak irodái vannak távoli helyeken és szerte a világon, különböző időzónákban. A virtuális adatszobák használata lehetővé teszi az ügyvédeknek, könyvelőknek, belső és külső szabályozóknak és más érdekelt feleknek a központosított hozzáférési pontot. A központi rendszer biztosítása csökkenti a hibákat és az időt. Ezenkívül biztosítja a kommunikáció átláthatóságát. Az ellenőrzés típusától függően a hozzáférés és a jogosultság szintje változik.
A kezdeti nyilvános vételi ajánlat (IPO) felajánlása félelmetes feladat, amely elképzelhetetlen mennyiségű papírmunkát igényel. Az auditokhoz hasonlóan alapvető fontosságú az átláthatóság. A vállalatoknak nagy mennyiségű dokumentumot kell létrehozniuk, cserélniük, megőrizni és kezelniük. A tranzakció jellege miatt a legtöbb felhasználó korlátozott hozzáféréssel rendelkezik, például a "csak megtekintés" lehetőséggel. Lehet, hogy tilos a másolás, továbbítás vagy nyomtatás lehetősége.
Alternatív VDR-hez
Bár a virtuális adatszobák számos előnnyel járnak, nem minden iparágban megfelelőek. Például néhány kormány dönthet úgy, hogy folytatja a fizikai adatszobák használatát a nagyon bizalmas információcsere érdekében. A lehetséges kiber-támadások és az adatok megsértése okozta károk meghaladják a virtuális adatszobák által nyújtott előnyöket. Az ilyen események eredményei kataklizmikus lehetnek, ha a fenyegetõ felek hozzáférnek minõsített információkhoz. Ezekben az esetekben a VDR használata nem jelent figyelmet.
