A proxy anyagok meghatározása
A proxy anyagok olyan dokumentumok, amelyeket az Értékpapír- és Tőzsdebizottság (SEC) szabályoz az 1934-es Értékpapír-csere törvény 14. § (a) bekezdésével összhangban. Ez megköveteli a tőzsdén forgalmazott társaságokat, hogy évente bocsássák rendelkezésre a részvényesek számára a releváns anyagokat, amelyek közül néhány releváns információk között ismerteti a társaság működését, a szavazási eljárásokat, a forgalomban lévő részvények számát, a vezetői kompenzációt és az igazgatótanács összetételét.. A társaság az éves részvényesi gyűlés előtt 30–40 nappal elküldi a dokumentumkészletet. Ennek célja annak biztosítása, hogy a részvényesek zökkenőmentesen működjenek, és szavazatokat kérjen potenciális vállalati döntésekre, például új igazgatók megválasztására.
Proxy anyagok lebontása
A SEC előírásainak megfelelő proxy anyagok szemléltetik a vállalatra vonatkozó információkat, így a befektetőknek világos képük van a bizonyos körülmények között követendő eljárásokról. Például a társaság meghatalmazott anyagában meg kell határozni, hogy létezik-e egy szokásos eljárás a részvényesek számára az igazgatótanáccsal való kapcsolatfelvételre, és ha nem létezik ilyen, a meghatalmazott anyagoknak konkrét okokat kell megadniuk az ilyen eljárás hiánya miatt. A meghatalmazott anyagokban található egyéb információk leírják a vezetést, a részvényesi javaslatokat és a háttér-információkat, amelyek segíthetnek a részvényeseknek oktatott szavazásban. 2009-től a SEC előírja, hogy minden tőzsdén forgalmazott társaság proxy anyagokat tegyen közzé befektetői kapcsolatokkal foglalkozó webhelyén.
Mivel a súlyos testi sértés akkor merülne fel, ha minden részvényes szavazatot indítana az éves ülésen, meghatalmazott kártya vagy választói utasítások lesznek ők számára, hogy előzetes döntést hozhassanak. A meghatalmazott nyilatkozat részletezi, hogy hány részvénye van egy befektetőnek és melyik rendelkezik szavazati joggal. Ha a befektetők részvényekkel rendelkeznek az Egyesült Államokban, akkor a nyilvántartásba vétel időpontja - az a határidő, amikor a részvényesek osztalékot és szavazatokat kapnak - megelőzi a társaság által meghatározott éves ülést. A részvények birtoklása a nyilvántartásba vétel napja előtt megadja a részvényesek szavazati jogát a következő üléshez. Nem minden ország használ rögzítési dátum rendszert. Ebben az esetben a részvényesek szavazatot hozhatnak, ha a részvényeket a közgyűlésen vagy annak előtt tartják.
Proxy szavazási útmutató
A meghatalmazott anyagok csomagja tartalmazza az éves jelentés közzétételi dokumentumait, a meghatalmazott nyilatkozatát, és ami a legfontosabb, egy meghatalmazott kártya vagy a szavazói utasítások nyomtatványa a közelgő éves részvényesek találkozójára. A részvényesek csak akkor kapják meg, ha regisztrált tulajdonos vagy haszonélvező. A regisztrált tulajdonos vagy nyilvántartó a társaság részvényeseinek közvetlen tulajdonosa vagy közvetett tulajdonos bankon vagy bróker-kereskedőn keresztül.
Másrészt a haszonhúzók kizárólag bróker-kereskedőn vagy bankon keresztül birtokolnak részvényeket. Az Egyesült Államokban a befektetők többsége tényleges tulajdonosa az értékpapírok. Ebben az esetben a Választási utasítások űrlapját használják arra, hogy a bróker utasítsák meg, hogyan kell szavazni a társasági ülés előtt.
