A pénzügyi világ rendkívül versenyképes munkahelyévé vált. Bár egyetlen napnak csak 24 órája van, ahogy mondjuk, az idő pénz. Ezért a hatékony időgazdálkodás versenyelőnyt jelent minden olyan pénzügyi szakember számára, akik termelékenyebbé válnak és javítják a munkától való távollétet.
Van azonban sok olyan zavaró tényező, amely miatt a munka hosszabb ideig tarthat, ha szükséges. Olvassa el tovább, hogy megismerje ezeket a gyakori időpazarlókat, és megismerje számos olyan időgazdálkodási tippet, amelyek révén több munkát végez el rövidebb idő alatt.
A fekete lyuk
Különböző időpazarlók léteznek, amelyek le tudják szüntetni a termelékenységet. Például a pénzügyi szakemberek örökké hajlamosak a többfeladatra. Tegyük fel, hogy Ön tanácsadó, és szerdán reggel 8: 30-10: 00 között a következőkre van lehetősége:
- Táblázatban dolgozik, de abbahagyja, ha két új e-mail üzenet megszakítja, majd küldjön egymás után hat e-mailt, majd ellenőrizze az egyetemi barát esküvői képeit az Instagram-on, majd fogadjon el egy vállalati társasági kirándulási meghívót Slack üzenettel, Előtte két váratlan hívást küld leendő ügyfelektől, és végül kényteleneknek hirtelen leállni, amikor a menedzser megáll, hogy emlékeztesse Önt, hogy öt perccel késik a személyzet értekezletén.
Úgy hangzik, mint egy tipikus reggel? Ha igen, és különösen, ha szakértői vállalati környezetben dolgozik, mint például magántőke-társaság vagy befektetési bank, akkor valószínűleg a legkevésbé teljesítő szint a társaihoz képest.
Öt vagy tíz év múlva senki sem fog emlékezni, törődni és elősegíteni téged az összes elfoglalt munka miatt. Vajon a világ érdekelt volna-e, ha Thomas Jefferson sok papírcserélést fejezne be, de soha nem segített volna a függetlenségi nyilatkozat megírásában? Ugyanez igaz a munkájára is - a szervezet értékeli a szükséges munkát és a remekműveket, nem pedig a munkát.
Tervezés
Minden vasárnap délután töltse ki a közelgő hét teendőinek listáját, lehetőleg olyan alkalmazás vagy webes szolgáltatás használatával, amely az összes eszközén szinkronizálódik. Jelölje ki azokat a tételeket, amelyek feltétlenül kritikus jelentőségűek a munkahelyi és a magánéleted sikerében. A nem kiemeltek valószínűleg olyan dolgok, amelyeket delegálhat, késleltethet vagy elkerülhet.
A pénzügyben a kritikus eredmények között szerepelnek olyan jelentések vagy kutatások, amelyeknek pontosnak és határidő előtt benyújtottnak kell lenniük. Szervezetét jobban kiszolgálják, ha a jelentések minőségének javítására összpontosít, szemben a tisztességes munkával, és így szabadidejét szabadíthatja fel a kulcsfontosságú elemek megválaszolására (például alacsony prioritású e-mailek megválaszolására vagy hosszú távú részvételre) -vidéki találkozó).
Hasonlóképpen, tíz perccel a munka elhagyása előtt minden nap fejezze be a következő napi akcióelemeket, és számozza őket fontossági és fontossági sorrend szerint. Ismét kérdezd meg magadtól mindazt, amit nem igazán kell tenned - azokat a dolgokat, amelyek nem teljesítik egy bizonyos termelékenységi küszöböt.
(Ezenkívül nézd meg a Saját niche megtalálását a pénzügyi ágazatban.)
Többfeladatos
A pénzügyi siker abban rejlik, hogy mindig képesek teljesíteni a kritikus és azonnali eredményeket. Melyek azok a kritikus információs és adatpontok, amelyekre a pénzügyi vezetők támaszkodnak? Mit tudsz szállítani annak érdekében, hogy segítsen a szervezetének és / vagy az ügyfeleknek nyerni? Ez magában foglalja-e a könyvvizsgálói jelentés időben történő benyújtását, a javasolt projekt nettó jelenértékének pontos kiszámítását, vagy annak biztosítását, hogy az Excel képletei megfelelő összesített összegekhez vezetjenek?
A nap végén senki sem törődik az összes kicserélt e-maillel, a társasági klub találkozókkal, amelyekben részt vett, vagy a kabinet mappáinak kronológiai feltárásával. A multitasking folyamatosan megakadályozza az egyéneket abban, hogy a lehető legtöbb kritériumon mutassák meg a munkáltatóikat, amelyeket a munkaadók tőlük számítanak.
Először hajtsa végre a fontos, nehéz, sürgős és legértékesebb akcióelemeket. A pénzügyi siker magában foglalhatja a feladatokhoz való megközelítés módszereinek egyszerűségét. Ez brutálisan egyszerűnek tűnik a jól olvasott és nem szándékos hallgatók számára, de csináljon egyszerre egy dolgot, és ne álljon meg, amíg nem fejezi be. Ha a feladatok egy hosszú távú projekttel kapcsolatosak, aprítsa be rövidebb távú mérföldkövekbe és fejezze be idő előtt. Amint azt Henry Ford mondta: "Semmi sem különösebben nehéz, ha kicsi munkahelyekre osztja." A dolgok elvégzése az elejétől a végéig kiküszöböli a költséges hatékonyságot, mivel elkerülheti, hogy folyamatosan újra kell kezdenie és újrakalibrálnia kell a különböző, egymással nem összefüggő tételeket.
(Fedezze fel a pénzügyi ágazatban alkalmazott munkahelyek típusát a szakemberek pénzügyi karrier lehetőségeivel.)
Bejövő
A beérkező levelek között jelentős időpazarló van. Ha e-mailjeinek többsége nem releváns a jelenlegi azonnali feladataihoz, akkor a napot szórványosan tölti ki a szemétinformációkkal.
Ennek elkerülése érdekében:
- Állítson be előre meghatározott időket az e-mail ellenőrzéséhez, és napi három-négy alkalommal ellenőrizze a beérkező levelek mappáját. Hozzon létre egy munkaidő utáni mappát az e-mailekhez, amelyekhez meg kell érkeznie, de amelyek nem sürgõsek. Ez a mappa különösen akkor hasznos, ha visszatér a fontos kérésekhez, amelyek néhány munkanapot várhatnak, mielőtt választ kapnának tőled. Csak munkanap során küldje el a legkritikusabb e-maileket. Miközben fontos, hogy naprakészen tartsák a csoportodat, az idő nagy részét tapasztalatlan vagy kevésbé fegyelmezett kollégák pazarolhatják, akik irreleváns üzenetekkel elárasztják a postafiókját. Csökkentheti az ilyen típusú e-maileket, ha nem válaszol a nem a munkához kapcsolódó e-mailekre. Mielőtt elhagyná a munkát, ürítse ki a postaládáját. Ezt úgy érheti el, ha projekthez kapcsolódó mappákat hoz létre, amelyekben parkolhat bizonyos problémákkal kapcsolatos e-maileket. A beérkező levelek üresen tartása időt spórol meg, mivel figyelmen kívül hagyja a nem alapvető üzeneteket. Ha vannak olyan elemek, amelyekre feltétlenül figyelmet kell fordítani a következő órákban vagy másnap, akkor helyezze őket sürgős mappába.
Egyéb időmegtakarítási tippek
Kövesse nyomon, hogy mennyi időt vesztegetsz valójában
Készítsen egy egyszerű táblázatot, amely lehetővé teszi, hogy megadja a triviaális ügyekre pazarolt becsült időt. Naponta tegye ezt. A szokás kifejlesztésével és fenntartásával továbbképzi magát, hogy felismerje a lényegtelen ügyeket, amikor szembesül velük.
Csak egyszer dolgozza fel a papír dokumentumokat
A feldolgozás után elküldheti, benyújthatja vagy megszabadulhat tőlük.
Közvetlen üzenet kollégáival
Az irodában vagy az osztályok közötti járás hetente néhány órát fizethet - és tudjuk, mennyire költséges ez éves szinten. Hacsak ez nem fontos vagy bonyolult kérdés, a közvetlen üzenetek használata vállalati üzenetküldő rendszeren vagy jóváhagyott webszolgáltatáson keresztül gyakran sokkal hatékonyabb módszer a különféle kérdésekre adott gyors válaszok megszerzésére.
Tudja meg, hogy hol van minden adott időpontban
Ez magában foglalja az elektronikus és a papíralapú információkat is. Ha értékeli az idejét, ne pazarolja rá dolgok keresésére.
Tegye szét a feladatait négy kategóriába:
-
Sürgős és fontos - például pénzügyi és számviteli jelentések szigorú és közeledő határidőkkel.
Nem sürgős és fontos - például hálózatépítés a pénzügyi csoporton belül, képzési osztályok stb.
Sürgõ és nem fontos - például a szórványos üzenetek a beérkezett üzenetek mappájából és a "feliratkozási idõpontok" a klubi találkozókra.
Nem sürgős és nem is fontos - például tíz perces beszélgetések az automatából, a fantasy foci ellenőrzése stb.
(Nyilvánvaló, hogy a napja legnagyobb részét az első kategóriára kell költenie.)
Delegált, Delegált, Delegált
Ez az, ami elválasztja Önt a csomagtól, ahogy felmegy a szervezetben. Kezelje azokat a feladatokat, amelyeket csak te tud végrehajtani. Amint fejleszti az időgazdálkodási képességeit, hamarosan közvetlen jelentéseket fog kapni az ön számára. Jelöljön ki olyan feladatokat, amelyekkel nem kell a lehető legkevesebbel foglalkoznia. Csak azokat a dolgokat szabad elvégeznie, amelyek feltétlenül igényelnek figyelmet vagy szakértelmet.
Ne kezelje ki a személyiségét
A pénzügyi szakembereknek rendelkezniük kell az időgazdálkodási készségekkel, de a belső munkatársakkal és a külső közösséggel való kapcsolattartásukkal és jóakaratukkal is rendelkezniük kell. Kizárólag az időre összpontosítva abrazivá válhat, amely sok embert elbocsát, ha körül vannak, beleértve a társadalmi és üzleti fejlődést is. Ha nem vigyázol, akkor azon gondolkodik, hogy az időgazdálkodási guru vagy, de nem fogja tudni a homlokán lévő „társadalmi idióta” bélyegzőjét.
A kommunikációs, vezetői és üzleti fejlesztési készségek ugyanolyan fontosak, mint az időgazdálkodási képességek. Ahogy a pénzügyi szakemberek karrierjükkel felfelé haladnak, az időgazdálkodási készségek önmagukban nem lesznek elegendőek a következő szintre (azaz a végrehajtó szintre) történő elősegítéshez.
Alsó vonal
(További információkért olvassa el Pénzügyi hatékonyság: Az elemző útmutatója az időgazdálkodáshoz.)
