Mi a vásárlás-fizetés?
Beszerzés-fizetés egy olyan integrált rendszer, amely teljes mértékben automatizálja az áruk és szolgáltatások beszerzési folyamatát egy vállalkozás számára. A rendszer azért kapta a nevét, mert kezeli a beszerzés minden szempontját, az áruk vásárlásától az eladó fizetéséig. A fizetés ellenében a legfontosabb előnyök a hatékonyság, a költségmegtakarítás, valamint a megnövekedett pénzügyi és beszerzési láthatóság.
A vásárlás-fizetés megértése
A „pay-pay” rendszer igénybevétellel kezdődik, a beszerzéssel folytatódik, és fizetéssel fejeződik be. A igénylés a szolgáltatás, elem vagy termék hivatalos igénylése a beszerzési igénylés formájában. A beszerzés az áruk vagy szolgáltatások átvételekor történik. A rendszer a fizetés teljesítésekor véget ér.
Kulcs elvihető
- Beszerzés-fizetés egy teljes beszerzési rendszer a vállalkozások számára, az áruk vásárlásától a szállítói fizetésig. A beszerzés-fizetés-nak P2P, beszerzés-fizetés, e-beszerzés vagy re-to-cheque néven is hívják.A beszerzés -A fizetési folyamat automatizált, megtakarítja a költségeket és csökkenti a kockázatot. A vásárlás-fizetés célja nem az, hogy felgyorsítsa a szállítói fizetést, mivel ez nem azoknak a vállalatoknak az érdeke, amelyek a lehető leghosszabb ideig meg akarják tartani készpénzüket. A „pay-to-pay” rendszerek célja a hatékonyság és a pénzügyi ellenőrzés javítása.
A kifizetés célja a beszerzési folyamat optimalizálása, ezáltal javítva a szervezetet a jobb pénzügyi ellenőrzés és a hatékonyság révén. Ez az ésszerű, integrált rendszer költségeket takarít meg és csökkenti a kockázatot. Egy tipikus vétel-fizetés-rendszer öt lépést és teljesítési követelményt tartalmaz:
- Katalógusok: Az előnyben részesített szállítók katalógusai az első követelmény a vásárlás-fizetés-rendszerben. Beszerzési igények: Miután egy terméket kiválasztottak egy katalógusból, a vevő megküldi a vásárlási igényt a megfelelő kezelőnek. Beszerzési rendelés munkafolyamata: A beszerzési rendelés akkor kerül generálásra, amikor a menedzser jóváhagyja a beszerzési igényt. Számlázás: Ez a vásárlás-fizetés-rendszer kritikus eleme, mivel a számlák kézi feldolgozása rendkívül munkaigényes és időigényes folyamat. Az automatikus számlafeldolgozás időt és pénzt takarít meg, és tartalmaz egyeztetési funkciót, amely a megrendeléseket a számlákhoz igazítja. Fizetés: Miután a számlát jóváhagyták a fizetéshez, fájl jön létre a társaság fizetési rendszerében. Az elfogadott számla azt az időszakot követi, amelynek során a beszállító kifizeti a jóváírást.
A „pay-to-pay” rendszereknek nem célja a fizetési folyamat felgyorsítása. Noha ez dicséretes cél lenne, a valóság az, hogy a legtöbb vállalat számára ez nem lenne prioritás, mivel a számlák gyorsabb fizetése befolyásolná a saját cash flow-i ütemezését. Ehelyett a "pay-pay" rendszer célja a hatékonyság és a pénzügyi ellenőrzés javítása, mivel a pénzügyi részlegek kéznél vannak időben történő vásárlási adatok.
Gyors tény
A „pay-to-pay” rendszerek automatizált folyamatok, amelyek csökkentik a munkabérek költségeit és növelik a pontosságot.
A befizetéses rendszerek bevált gyakorlata magában foglalja a szilárd technológiát, amely egyetlen kapcsolattartót, például beszállítói portált használ, a katalógusok és a beszerzési csatornák összetettségének csökkentését, valamint a felső vezetés támogatását. Kulcsfontosságú adatokat szolgáltathat arról, hogy mennyit költöttek, milyen termékeket vagy szolgáltatásokat kapnak, valamint a szállítási időpontokról.
