Kevés tranzakcióval rendelkező kisvállalkozás esetén egy hozzáértő vállalkozó használhatja az Excel alkalmazást a számviteli szoftver helyett. Az Excel rendelkezik az összes főkönyv létrehozásához és fenntartásához szükséges eszközökkel, de ehhez az alapvető számvitel alapos megértése és a részletekre való figyelem szükséges. Azoknak a vállalkozástulajdonosoknak, akik nem biztosak abban, hogy készek-e vagy rendelkeznek-e erőforrásokkal a számviteli szoftverekbe történő befektetéshez, az Excel megfelelő hely lehet a könyvelési nyilvántartások vezetésére, amíg a számviteli szoftvert meg nem vásárolják.
Az Excel használata főkönyvként
Az egyszerű nyilvántartási beállításnak először oszlopokat kell tartalmaznia a tranzakció dátumára, a tranzakció leírására és a hivatkozási számra, például egy számla vagy csekk számra. A következő oszlopok felsorolják az év folyamán használt összes számlát. A számlák kiválasztásánál körültekintően kell gondolni, mivel később nehéz lesz visszamenni és változtatni. Balról jobbra az első felsorolt számlák eredménykimutatási számlák lehetnek, kezdve a bevételekkel és a költségekkel. Ezután az eszközszámlák, majd a kötelezettségszámlák és végül a tőkeszámlák kerülnek.
A főkönyv kettős könyvelésű könyvelést használ a társaság összes tranzakciójának nyomon követése érdekében, és fontos, hogy alaposan megértse ezt a fogalmat, mielőtt elkezdené az Excel általános könyvelését.
Mi a kettős belépésű könyvelés?
Ha ez egy új társaság, akkor az első ügylet valószínűleg a társaságba befektetett tőke lesz. Példaként mondjuk, hogy egy Jane nevű vállalkozó úgy dönt, hogy megnyit egy gépet. 750 000 dollár megtakarítást kapott az üzleti vállalkozás megkezdéséhez, és nyit egy üzleti ellenőrző számlát az alapokkal.
Kettős könyvelésű könyvelési koncepciók alkalmazásával Jane tudja, hogy ez a tranzakció növeli a vállalat készpénzszámláját (terhelési tétel), és ezt ellensúlyozza a tulajdonos tőkeszámlájának (hitelkövetelés) növekedése. Ebben az Excel rendszerben az összes terhelési tételt pozitív értékként, míg az összes jóváírást negatív értékekkel kell rögzíteni.
Ebben a példában Jane-nek be kell írnia a tranzakció dátumát és egy leírást, például „tőkebefektetés” a táblázat első sorába. Ezután egy pozitív 750 000 dolláros bevételt tesz a táblázat “készpénz” számla oszlopába, és egy negatív 750 000 dollár bevételt a táblázat “saját tőke” számla oszlopába. A számok ellenőrzéséhez Jane-nek egy Összegképletet kell használnia annak biztosítására, hogy az egyes sorok összes bejegyzésének összege nulla dollár legyen.
Innentől kezdve Jane továbbra is megad egy sort az egyes tranzakciókhoz. Ha berendezéseket vásárol a társaság készpénzével, Jane egy tranzakciót hajt végre, hogy terhelési vagy pozitív bevételt jelenítsen meg a "felszerelés" számla oszlopban, és jóváírást, vagy negatív bejegyzést a "készpénz" számla oszlopba. Ha megmunkálási szolgáltatásokat ad el egy ügyfélnek, jóváírást vezet be a "bevétel" számlára, és egy terhelést egy "saját tőke" számlára.
Végül az egyes fiókok oszlopainak összegét össze kell venni a táblázat alján. Az összes jövedelemszámla összege összeadható a jelenlegi nettó jövedelem kiszámításához. Más oszlopok szükség szerint konfigurálhatók például az összes eszköz, az összes kötelezettség és a teljes tőke kiszámításához.
