A terhelési értesítések annak bizonyításának egyik formája, hogy az egyik vállalkozás legitim terhelési bejegyzést hozott létre egy másik vállalkozás során. Ez akkor fordulhat elő, ha a vevő anyagot szállít beszállítónak, és érvényesítenie kell a visszatérített összeget. Ebben az esetben a vevő a számviteli tranzakciót tükröző terhelési értesítést bocsát ki.
Lehet, hogy egy vállalkozás terhelési értesítést bocsát ki a kapott jóváírásra válaszul. Az eladási, vásárlási vagy kölcsönszámlán szereplő hibák (gyakran kamatdíjak és díjak) arra késztethetik a vállalkozást, hogy terjesszen terhelési értesítést a hiba kijavításához.
Kulcs elvihető
- A terhelési értesítés írásbeli tranzakció, amely kimondja, hogy az egyik vállalkozás pénzügyi lépéseket tett egy másik vállalkozással folytatott üzlet eredményeként; a megjegyzés megfelel a számviteli naplóban szereplő terhelési megjegyzésnek. Az üzleti vállalkozások közötti tranzakciók mind terhelési, mind jóváírási megjegyzéseket használnak; az összes bankjegyek dátummal vannak feltüntetve, tartalmazzák a sorszámot, az ügylet leírását, a visszatérítés részleteit és az érintettek aláírásait. A terhelési értesítés tipikus példája lenne az alulszámlázott számla, amelyet a szállító később orvosolni kezdett; újabb példa lenne egy áruház, amely visszaküldi a termékeket szállítójának és visszatérítést szeretne kapni.
Betéti megjegyzések tranzakciókban
A terhelési utalványokat és a jóváírásokat szinte mindig bevonják a vállalkozások közötti (B2B) tranzakciókba. Ezek megfelelnek a számviteli naplókban szereplő terhelési és jóváírási bejegyzéseknek, amelyek tovább bizonyítják a korábbi üzleti tranzakciókat. Ezekre terhelési megjegyzésnek is hivatkozhatunk.
A terhelési utalványok általában ugyanazt az általános információt tartalmazzák: a bankjegy dátuma, sorszáma, a korábbi üzleti tranzakció rövid leírása, a visszaküldött tételek részletei (beleértve a forgalmi adókat és a számlára való hivatkozást), valamint a megfelelő cég aláírásai hatóság.
Az alulszámlázott számlát követõen valószínûleg hallani a terhelési értesítést. Tegyük fel, hogy egy szállító 10 000 dollár értékű anyagot szállított egy ügyfélnek, de csak 9500 dollár számlát küldött. A hiba felismerése után a beszállító terhelési értesítést nyújthat be ügyfelének 500 USD különbséggel a probléma megoldása és a könyvviteli nyilvántartás megfelelő kiigazítása céljából.
A terhelési értesítések, a terhelési megjegyzések, a terhelési nyugták és a számlák mind hasonló jellegűek, és mind törvényes dokumentumok, amelyek bizonyítják a vállalkozások közötti pénzügyi tranzakciókat; azonban a "terhelési nyugtázás" kifejezést ritkán, ha egyáltalán használják a B2B tranzakciók során.
Betéti bevételek
Van némi egyértelműség a "terhelési értesítés" és a "terhelési nyugták" között. Időnként a terhelési nyugtát felváltva használják a terhelési értesítéssel - máskor a terhelési nyugták csak az írásbeli nyilvántartások leírására szolgálnak, amelyek bizonyítják, hogy az ügyfél pénzt fizet a társaságnak. Ritka, hogy a B2B tranzakciók során a beszedési nyugtát használják.
számlák
A terhelési értesítés vagy a terhelési nyugta nagyon hasonló a számlához. A fő különbség az, hogy a számlák mindig eladást mutatnak, ahol a terhelési utalványok és a terhelési nyugták a már megtörtént tranzakciók kiigazításait vagy visszatérítéseit tükrözik.
A terhelési utalványok helyettesíthetők a hagyományos számlákkal is, ha olyan árut vagy szolgáltatást nyújtanak, amely kívül esik a szokásos üzleti tevékenységi körön. Ez elősegíti a tranzakció megkülönböztetését mindkét könyvelési részleg számára, és megakadályozza a kibocsátó társaságot attól, hogy új típusú számlát készítsen.
A B2B tranzakciók általában a hitel meghosszabbításán alapulnak, amikor az eladó kifizetést megelőzően küldeményt küld egy társaságnak, majd kiszámlázza a társaságot a tartozás után esedékes összegről; a terhelések és jóváírások a számviteli módszer, amelyet ezen tranzakciók nyomon követésére használnak.
Anyag visszatér
Gondoljon a terhelési értesítésekre mint üzleti hibák elleni követelésekre. A vevőtől eladónak vagy beszállítónak visszaküldött áruk esetén a terhelési értesítés megmutatja a vevőkönyvek (könyvelési naplók) változását és a visszatérített jóváírást kéri. A szállító / eladó gyakran visszatérítés bizonyítékául küld jóváírást.
Például fontolja meg azt az esetet, amikor az XYZ társaság anyagot szállít beszállítójának, az ABC társaságnak. A visszatérítendő összeg igazolására az XYZ terhelési értesítést készít. Az eredeti vásárlás 5000 dollár volt, tehát a terhelési értesítésnek tükröznie kell az anyagköltségeket, valamint a helyi forgalmi adókat. Az adóknak és az áruk költségeinek mindig külön sornak kell lenniük a megjegyzésben.
A beérkezés után az ABC-nek létre kell hoznia egy kis jóváírási nyilatkozatot a megértés igazolására, majd folytatnia kell az XYZ visszatérítését (vagy jóváírást kell nyújtania) az XYZ-nek (mindaddig, amíg a terhelési értesítés helyes információkat tartalmazott).
Kamat / jutalék
Tegyük fel, hogy az egyik vállalkozás kamatot fizet egy hitelezőnek vagy jutalékot harmadik félnek a nyújtott szolgáltatásokért. Ebben az esetben a terhelési utalványt általában a fogadott jóváírásra való válaszadás céljából állítják ki, de az adós mindig kipróbálatlanul adhat ki egyet.
A jutalékokkal kapcsolatos bizottsági követelések az anyavállalatok és a leányvállalatok között gyakoriak. A kamattal szembeni követelések felhasználhatók a korábbi kifizetések kiigazítására vagy a nyilvántartás egyszerű formájaként.
