Mi a számlaegyeztetés?
A számla-egyeztetés annak a folyamatnak a megerősítése, hogy a számla tranzakcióinak két különálló rekordja egyenlő. Mind az intézmények, mind az egyének elvégzik a számlaegyeztetést. Intézményi szinten a bankoknak és brókereknek belsőleg felül kell vizsgálniuk a főkönyvi bejegyzések és az egyedi számlarekordok közötti tranzakciókat. A számlaegyeztetés segíthet a szervezeteknek a számviteli hibák feltárásában, amelyek hibákat, téves számításokat vagy készpénzszivárgást jelezhetnek. A számítógépes automatizálásnak köszönhetően ez a folyamat sokkal gyorsabb, mint valaha.
Kulcs elvihető
- A számlák összeegyeztetése megerősíti, hogy két tranzakciós rekord egyenlő és kiegyensúlyozott.Az intézmények és az egyének elvégzik a számlák összeegyeztetését a csekkfüzetek kiegyenlítésében és annak ellenőrzésében, hogy a nyilvántartások megegyeznek-e a kimutatásokkal. A számlák összeegyeztetése a bankokban szabályozási és megfelelési funkció.
A 2002. évi Sarbanes-Oxley törvény meghatározta a vállalati számlák összeegyeztetésének paramétereit. A Sarbanes-Oxley előtt a számviteli standardok nem vették figyelembe a bevált gyakorlatok alkalmazásának szükségességét a számlák összeegyeztetésekor. A vállalatokat a belső ellenőrzés és az ellenőrzési eljárások tekintetében sokkal magasabb szintű szabványoknak vetik alá.
Az egyeztetés akkor is történik, amikor egy bank vagy bróker ügyfele megerősíti, hogy személyes nyilvántartása megegyezik az időszakos kimutatásokban szereplő adatokkal. Egyéni szinten a csekkfüzet kiegyenlítése a számlák egyeztetésének egyik formája. Ez a kifejezés utalhat arra is, hogy egy vállalkozás könyveit és nyilvántartásait kiegyensúlyozzák a szoftveres programok és az adatbevitel.
A számlaegyeztetés megértése
Nagyobb intézményeknél harmadik felekkel kívül gyakran kötnek szerződést számlaegyeztetés elvégzésére, ami a felülvizsgálathoz objektivitási szintet biztosít. A pénzügyi intézményeknél a számlák összeegyeztetése kulcsfontosságú szabályozási és megfelelési funkció, és ez a külső szabályozók számára a társaság rutin ellenőrzése során kiemelt figyelmet fordít. Ezen cégek vevőinek szintén pontos nyilvántartást kell vezetniük, és haladéktalanul be kell jelenteniük az eltéréseket. A tranzakciók és az ügyfelek pozícióinak rögzítésére szolgáló számítógépes rendszerek megjelenésével az egyeztetés gyakran néhány dollár, vagy akár fillérekért járó kis eltérések rögzítését jelenti az egyik forrás között. Minél hosszabb ideig fedezi fel a hibát, annál nehezebb lesz a két rekord összeegyeztetése.
Hogyan működik a számlaegyeztetés
Szervezeti szinten a számlaegyeztetést egyszerűsített eljárás követésével lehet elvégezni. Először össze kell gyűjteni az összes szükséges számviteli információt. Ezután a vállalat bankszámlakivonatait összehasonlítják a főkönyvével. A társaság főkönyvében szereplő, függőben lévő levonásokat le kell vonni a végső egyenlegből, és a függőben lévő betéteket hozzá kell adni a végső egyenleghez. Ha a számla kamatot fizet, azt ki kell számítani. A fennálló csekkeket le kell vonni, valamint a banki hibákat, például a pontatlan terheléseket vagy jóváírásokat, valamint a banki szolgáltatási díjakat. Végül, mind a társasági nyilatkozatnak, mind a főkönyvének azonos végső egyensúlyt kell mutatnia. A folyamat végén megmaradó hibákat meg kell vizsgálni annak ellenőrzésével, hogy minden tranzakciót a főkönyvi könyvelésben szerepel-e, és hogy a függőben lévő betéteket és a fennmaradó csekkeket elszámolják-e.
Az egyének hasonló eljárással egyeztethetik személyes fiókjaikat. A főkönyv helyett a bankszámlakivonatukat vagy más pénzügyi számlakivonatukat összehasonlítják a terhelések és hitelek személyes nyilvántartásával, például egy csekkfüzet-nyilvántartással. Az online banki szolgáltatások megjelenésének és a papíralapú csekkeknek köszönhetően sokan már nem végeznek számlaegyenleget a legtöbb pénzügyi számlájukkal, és attól függnek, hogy bankjaik megmutatják-e a helyes záró egyenleget az online banki portálokban.