Mi az ajánlatkérés (RFP)?
A pályázati kérelem (RFP) egy üzleti dokumentum, amely bejelenti és részletezi a projektet, valamint ajánlatot kér olyan vállalkozóktól, akik segítenek a projekt befejezésében. A legtöbb szervezet inkább az RFP-k használatát részesíti előnyben, és sok esetben a kormányok csak a pályázati kérelmeket használják. Egy adott programra vonatkozó pályázati felhívás megkövetelheti a társaságtól, hogy vizsgálja felül az ajánlatokat, hogy megvizsgálja azok megvalósíthatóságát, az ajánlattevő társaság egészségi állapotát és az ajánlattevő képességét a javasolt elvégzésére.
Kulcs elvihető
- A pályázati kérelem egy projektfinanszírozási bejelentés, amelyet egy szervezet küld ki, amelyre a vállalatok ajánlatokat tesznek. Az RFP felvázolja az ajánlattételi eljárást és a szerződés feltételeit, valamint útmutatást ad az ajánlat formázására. Az RFP-ket elsősorban a kormányzati ügynökségek használják a lehető legalacsonyabb ajánlat elérésére. Az.RFP-k lehetővé teszik a kérelmező társaság számára, hogy több ajánlatot szerezzen.
A pályázati kérelmek (RFP) megértése
Az RFP-k körvonalazzák az ajánlattételi eljárást és a szerződéses feltételeket, és útmutatást adnak az ajánlatok formázásának és bemutatásának módjáról. Általában összetett projektekre van fenntartva. Ezek a kérelmek meghatározzák a projekt jellegét és az értékelési kritériumokat, amelyek ismertetik a pályázatok osztályozásának módját. A kérelmek tartalmazhatnak munkadokumentumot, amely leírja a nyertes ajánlattevő által elvégzendő feladatokat, valamint a befejezett munka benyújtásának ütemezését. Ezenkívül információkat tartalmaznak a kibocsátó szervezetről és annak üzletágáról.
Az RFP-k útmutatást nyújtanak az ajánlattevőknek a javaslatok elkészítéséhez is. Felvázolhatják azokat az információkat, amelyeket az ajánlattevőnek tartalmaznia kell, és a kívánt formátumot.
A javaslat nem lehet túl részletezett, mivel akadályozhatja a vállalkozó kreativitását, és nem lehet olyan homályos, hogy a vállalkozó megbotlik.
Az RFP-k nagy részét kormányzati ügynökségek és más, a közszférában részt vevő személyek nyújtják be. A folyamat tisztességes megvalósításához általában kötelesek a magánvállalatok közötti verseny megnyitása. Annak érdekében, hogy alacsonyak legyenek a költségek, ezek az ügynökségek biztosítani akarják a legalacsonyabb és legversenyképesebb ajánlatot.
A szervezet azért hozhat ki RFP-t, hogy több ajánlatot kap. A pályázó szervezet számára több ajánlattevő és perspektíva is profitálhat. Például egy vállalkozás, amely meg akarja változtatni a jelentési folyamatát papír alapú rendszerről számítógépes rendszerre, hardver-, szoftver- és felhasználói képzésre irányuló pályázati kérelmet kérhet be az új rendszer létrehozásához és integrálásához az üzleti életben.
A pályázati kérelemre vonatkozó követelmények
A kormányzati ügynökségektől vagy más szervezetektől megkövetelhető a pályázatok benyújtása a teljes és nyílt verseny biztosítása érdekében a megoldás költségeinek csökkentése érdekében. A specifikációkhoz leginkább reagáló javaslat elfogadása nem mindig jelenti a legolcsóbb ajánlatot.
A pályázati felhívás ügyes elkészítése diktálhatja a kapott megoldás sikerét vagy kudarcát. Ha a meghatározott követelmények túl homályosak, akkor az ajánlattevő nem tervezheti és valósíthatja meg a probléma teljes megoldását. Ha a követelmények túl részletesek és korlátozóak, az ajánlattevők kreativitása és innovációja korlátozott lehet.
Az RFP folyamata a pályázati kérelem elkészítésével kezdődik. Az ajánlattevők felülvizsgálják a pályázatokat, és javítási javaslatokat nyújtanak be. A visszajelzés végrehajtása után kiadják a végleges pályázati kérelmet. Az ajánlattevők ezután benyújtják javaslataikat. Az ügyfél kiválaszt egy ajánlattevők kis csoportját, és tárgyalásokat kezdeményez az árakról és a műszaki részletekről. Az ügyfél felkérheti a többi ajánlattevőt, hogy a szerződés odaítélése előtt nyújtsa be a legjobb és a végső ajánlatot. A szerződést annak a társaságnak nyújtják be, amely a probléma legjobb megoldását nyújtja.
Példa pályázati kérelemre
Tegyük fel például, hogy a Szövetségi Vasúti Igazgatóság javaslatkérést bocsát ki a nagysebességű vasúti rendszer finanszírozására, megtervezésére, építésére, üzemeltetésére és karbantartására. Az érdekelt felek javaslatot nyújtanak be, amely megfelel a dokumentumban meghatározott követelményeknek. A határidőre beérkezett javaslatok alapján a Közlekedési Minisztérium bizottságokat hoz létre a javaslatok további felülvizsgálatához és fejlesztéséhez. A DOT választja ki a legmegfelelőbb javaslatot, amely magában foglalja céljait, és felkéri a társaságot a munka elvégzésére.
