Mindannyian annyi papírral bombázunk, hogy nehéz lehet időnként átjárni rajta. A levélszemét, a nyugták és az összegyűjtött pénzügyi dokumentumok között kissé nevetségesnek tűnik a papírmunka megőrzése, amelyre úgy gondoljuk, hogy valójában soha nem lesz szükségünk rá. És figyelembe véve az online banki szolgáltatásokra való áttérést, nem az ideje, hogy feladjuk a régi nyilvántartási cipődoboz-rendszert?
Noha lehet, hogy nincs szüksége erre a régi iratkezelő rendszerre, valószínűleg eljön az idő, amikor szüksége lesz a régi bankszámlakivonatokra. Ezek a kimutatások a bankszámláján zajló tevékenységeket képviselik - egy ellenőrzési, megtakarítási vagy más típusú számlát, amelyet a pénzügyi intézménynél tartanak. Olvassa tovább, hogy többet megtudjon arról, mennyi ideig kell megőriznie nyilatkozatait, és miért.
Kulcs elvihető
- A bankszámlakivonatokat nyomtatott formában vagy elektronikus formában kell megőrizni egy évig, ezután megsemmisíthetők. A bankszámlakivonatok vezetése ideális a beszedési és hitelképesség ellenőrzéséhez, a személyazonosság-lopás elleni védelemhez és a jövedelem igazolásához. A bankok lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy legalább egy évig online hozzáférjenek a bankszámlakivonatokhoz.
Meddig kell tartania nyilatkozatait?
A nyilatkozatok megtartásának okai
A vásárlások, számlák befizetésének és bérszámfejtésének nyilvántartása mellett a régi bankszámlakivonatok vezetése számos előnyt kínál. A bankszámla-tevékenységeket rendszeresen felül kell vizsgálni személyazonosság-lopások és bankkártyás csalások esetére. Az állítások vezetése biztosítja a tiltott tevékenységek ellenőrzését, amelyek felhasználhatók a károk megtérítésére.
A bankszámlakivonatok felhasználásával ellenőrizhető a jövedelem és a tranzakciók tevékenysége is, például jótékonysági hozzájárulások és üzleti költségek, amelyekre az adóbevalláshoz szüksége lehet. A nagyszámú vásárlást vagy fizetést igazoló bankszámlakivonatok szintén érdemes megtartani. Az automata bankjegyek (ATM) nyugtáit megronthatja, ha összeegyezteti azokat a számlarekordokkal. Hasonlóképpen a betéti és a kifizetési bizonylatok is apríthatók, ha a tranzakciókat igazolják a havi kimutatással.
Online és nyomtatott másolatok
A bankszámlakivonatok nyomtatott formában történő megőrzése kevésbé szükséges, mint a múltban, tekintettel a számlainformációk online elérhetőségére. Számos bank és pénzügyi intézmény havonta tart fenn online ügyfél-nyilatkozatokat öt évig vagy annál tovább, amelyek online banki platformon keresztül elérhetők. A részletes kimutatások gyakran könnyen kinyomtatható formátumban érkeznek, és az összevont tranzakciós információk gyakran ingyenesen letölthetők.
Lehet, hogy nyomtatott példányokat is beszerezhet a bankjából, évek óta. Egyes bankok keresési és / vagy nyomtatási díjat számítanak fel e szolgáltatásért, mivel ezt fióktelepi szinten nem lehet megtenni. Ehelyett a régebbi nyilatkozatokat kinyomtatják és előkészítik egy irodában.
A biztonság érdekében a nyomtatott kivonat kivizsgálását a tűzálló széfben biztonságos helyen kell tartani. Az elektronikus utasításokat jelszóval védett fájlban kell tartani.
A nyomtatott nyilatkozatokat biztonságos, tűzálló helyen, könnyen hozzáférhető helyen kell tárolni.
Dokumentumok aprítása
Mivel oly sok különféle dokumentumnak van eltérő követelménye a megsemmisítésre, könnyebbnek tűnik mindent csak örökre megőrizni - ideértve a bankszámlakivonatokat is. Bizonyos dokumentumok határozatlan idejű megőrzése azonban nem a legjobb gyakorlat, elsősorban azért, mert az azonosító tolvajok képesek megszerezni őket.
Egy bizonyos idő elteltével megsemmisíthető egyéb dokumentumok a következőket tartalmazzák:
- Hitelkártya-kimutatások: Tartsa őket 60 napig, kivéve, ha tartalmazzák az adóval kapcsolatos költségeket. Ezekben az esetekben tartsa meg őket hét évig. Pay Stubs: illessze őket a W-2-hez, majd darabolja őket. Közüzemi számlák: Tartsa be őket legfeljebb egy évig. Adóbevallások és adóbevételek: Csakúgy, mint az adóhoz kapcsolódó hitelkártya-kimutatások, ezeket is hét évig tartsa nyilvántartásban. Ház- és gépjármű-biztosítási kötvények: A régi kötéseket megsemmisítheti, amikor új kötvényeket kap. Jelzálogkölcsön-nyilatkozatok és lakásfelújítás : Eltávolítsa ezeket, amikor eladja a házat.
A dokumentumok megsemmisítése
Ha készen áll a bankszámlakivonatok megsemmisítésére, ellenőrizze, hogy valóban megsemmisítette-e őket. Ha félig letépte őket, az nem akadályozza meg az azonosító tolvajokat, hogy összerakják személyes adatait. Ha van aprító, akkor ezt magának is elvégezheti. Ha nem, akkor lehet, hogy bérel egy szolgáltatást, különösen, ha nagyszámú dokumentum van. Ellenőrizze a bankját is. Sokan díjmentesen kínálnak aprítási szolgáltatásokat az ügyfelek számára.
